Achats publics : Le règlement de consultation

Le règlement de consultation

Le code de la commande constitue le socle réglementaire d’un marché public. 

En application du principe de transparence des procédures le règlement propre à chaque consultation vient s’y rajouter.  

Il constitue une PIÈCE ESSENTIELLE du dossier de consultation. 

C’est en quelque sorte LA RÈGLE DU JEU qui s’impose à tous les candidats en vertu du principe d’égalité de traitement des candidats 

De nombreuses mentions sont obligatoires et viennent répéter et  compléter des informations déjà disponibles dans l’avis de publicité.

L’esprit d’un règlement de consultation répond aux questions suivantes : 

• Qu’elles sont les principales caractéristiques du marché 
• Quelles sont les conditions et modalités de participation 
• Sur quels critères la décision d’attribution sera-t-elle prise 

Les candidats doivent être sensibilisés sur l’aspect contraignant de ce document.

En effet, le non-respect des consignes entraîne un rejet de la candidature ou de l’offre. 

Lorsqu’ils ouvrent le dossier de consultation, beaucoup de candidats ont le défaut de « foncer » sur le cahier des charges et tendance à négliger le règlement de consultation.

Même si leur proposition est très compétitive, leur candidature peut être rejetée pour non-conformité. 

Dans ce cas tout le monde est perdant y compris l’organisme public qui se prive d’une bonne réponse.

Les principaux chapitres d’un règlement de consultation 

•  L’identité du pouvoir adjudicateur, ses coordonnées postales, la mention du caractère conjoint de la consultation s'il y a lieux  
• La date est l’heure précise à laquelle l’offre doit être remise 
• La mention rappelant que les soumissionnaires doivent déposer  leur offre et candidature uniquement pas voie dématérialisée 

La dématérialisation est obligatoire depuis le 1er octobre 2018, cette mention peut donc paraître un peu désuète. 

Néanmoins, elle rappelle que la dématérialisation des marchés publics n’est pas une option. 

Toute offre remise sous format papier même dans les temps sera rejetée. 

Ce chapitre est facultatif, néanmoins il a le mérite d’informer les candidats sur le contexte et les enjeux de l’achat objet du marché.

Pour un nouveau projet, le préambule permettra aux candidats de bien comprendre les intentions de l’organisme public. 

Chapitre 1 : Objet de la consultation 

• La description la plus précise possible de l’ouvrage, fourniture ou service que l’organisme public s’apprête à acheter 
• La mention indiquant que le marché comprend un lot unique  OU  
• La décomposition de la consultation avec la désignation de chacun des lots 
• Le lieu d’exécution 
• Le montant du marché 
• La forme des prix : unitaires ou forfaitaires  
• La nomenclature de référence ou code CPV, éventuellement lot par lot 

Code CPV  

Le code CPV (Common Procurement Vocabulary, vocabulaire commun pour les marchés publics de l'Union Européenne) a été mis en place, au niveau européen. Il s'agit d'un système de classification pour les marchés publics de l'Union Européenne obligatoire depuis le 1er février 2006. Le CPV améliore la transparence des marchés publics soumis aux directives communautaires et vise à standardiser les références utilisées pour décrire l'objet d'un marché. 

Par exemple: 

• travaux de construction - cpv= 45000000 
• travaux de preparation de chantier - cpv = 45100000 
• travaux de demolition et de terrassement - cpv = 45110000 
• formation professionnelle - cpv = 80530000 

Montant annoncé : La mention concernant le montant du marché et sa décomposition en lots est importante mais pas obligatoire 

ATTENTION montant et seuil sont des notions différentes !

Le seuil est la frontière au delà duquel une procédure formalisée est appliquée. Le montant a un caractère estimatif et constitue une évaluation de bonne foie faite par l’acheteur de ce qu’il compte dépenser. Le montant annoncé correspondant à la durée du marché et non pas une année calendaire. Un marché estimatif de 300000€ sur 3 ans = 100000€ d’estimation par an si la consommation est régulière. Pour calculer le montant l’acheteur se basera sur des pratiques de consommations antérieures et/ou les résultats du sourcing. Il est seul juge de son mode de calcul. 

ATTENTION le montant annoncé ne constitue pas à un engagement de la part de l’organisme public et a pour seul but d’informer les candidats afin qu’ils présentent leur meilleur offre par rapport au volume prévisible. 

Dans les marchés à bon de commande il est souvent fait mention d’une fourchette avec un montant minimum et maximum. Le montant minimum est automatiquement dû en fin de marché même si les commandes n’ont pas atteint ce seuil. Pour éviter ce risque on peut très bien se contenter d’indiquer seulement un montant maximum estimatif. Souvent la valeur maximum est égale à 4 fois le minimum. 

Chapitre 2: l’Organisation de la consultation  

• La procédure applicable 
• Le type de contrat ( accord cadre mono ou multi-attributaire, marché à tranche…) 
• Les dispositions relatives aux groupement avec souvent l’autorisation de présenter sa candidature en tant que groupement et l’interdiction de participer à plusieurs groupements 
• Le délai de validité des offres, en général 120 jours minimum maximum 180 jours 
• Variantes autorisées ou pas 
• Modifications de la consultation: Les modifications du marché sont possibles à deux conditions: 

1. L’objet du marché n’est pas dénaturé 
2. Si cette disposition est écrite dans le règlement de consultation 

Les candidats sont informés en même temps de la modification. Il est d’usage de rajouter des jours au délai initial pour permettre aux candidats de revoir leur offre en fonction de cet événement. Dans la même idée il est indiqué dans le règlement une date limite de modification comme 4 à 7 jours avant la date limite de réception des offres. 

Visite de site  

Dans de nombreux marchés ( travaux, maintenance…) le candidat aura du mal à proposer une offre adaptée si il ne s’est pas rendu compte sur place de la situation des contraintes auxquelles il aura à faire face pour rédiger une bonne offre. C’est la raison pour laquelle les visites de sites sont rendues obligatoires. Cette mention apparaît dans le règlement de consultation, l’entreprise devra s’y soustraire faute de quoi sa candidature sera écartée. 

L’échange avec les candidats  

Il doit être précisé que le seul media utilisé est la plateforme et non pas le mail ou le téléphone. Pour assurer une parfaite égalité de traitement des candidats les questions et réponses sont portées à la connaissance de tous. Enfin, comme pour les modifications un délai maximum est indiqué, par exemple 5 jours avant le dépôt au delà duquel les questions ne peuvent pas pas posées. 

ATTENTION si ce délai est respecté l’acheteur a l’obligation d’apporter une réponse dans un délai raisonnable. 

La langue et la monnaie :  

offre uniquement en français et libellées en euros. 

Contenu et retrait du dossier de consultation  

Dans ce chapitre sont récapitulées toutes les pièces sans exception portées à la connaissance des candidats ainsi que l’endroit ou elles peuvent être récupérées ( profil acheteur, plateforme…). Ces pièces doivent naturellement pouvoir être téléchargées gratuitement à partir d’un compte créé sur la plateforme nommément indiquée. 

Présentation des candidatures et des offres  

Avant la dématérialisation on avait coutume de parler de première et de seconde enveloppe à remettre dans un seul pli par le candidat. ien que dématérialisés les documents à produire sont quasiment mêmes. 

Les pièces sont attendues au titre de : 

• la candidature (la 1ère enveloppe)  
• l’offre (la seconde enveloppe) 

La candidatures est constituées des DC1 et du DC2 à remplir ou l’équivalent digitalisé qui s’appelle le DUME document unique de marché européen présentation. Bien que le DUME constitue un progrès puisque le candidat n’a pas à recommencer à chaque marché, il est d’usage de laisser le choix aux candidats entre ces 2 modes de candidature. La signature des documents n’est plus une obligation, il est nécessaire de le rappeler à ce stade.

Cette commodité pour la candidat peut être mal interprétée c’est pour cela qu’il est préférable de rajouter une mention de ce type : « Par le seul fait de participer à la procédure de passation, le candidat s’engage à exécuter le contrat dans les conditions de son offre, que celle-ci soit signée ou non, et s’il était retenu à l’issue de la procédure à signer ledit contrat sans pouvoir se désister. » 

Au titre de l’offre les documents à produire par l’entreprise soumissionnaire unique ou le groupement sont : 

• Le mémoire technique ou un cadre de réponse pré-rempli  
• L’acte d’engagement 
• Le BPU bordereau de prix , le DQE devis quantitatif estimatif ou le DPGF décomposition du prix 

Toutes ces pièces sont obligatoire faute de quoi l’offre sera considérée comme irrecevableSaut de page 

Les conditions d’envoie et de remise des offres et candidatures 

Comme pour le retrait du dossier de consultation le dépôt s’effectue sur la plateforme choisie par l’acheteur 

Dans ce chapitre il est de bon ton de mettre en garde le candidat sur: 

• La nécessité d’anticiper la date du dépôt afin de s’organiser et se laisser une marge de temps 
• Préciser les formats des fichiers acceptés ( .doc, .xls par exemple ) et ceux proscrits comme le .zip 

La réglementation impose de proposer une copie de sauvegarde qui est l’équivalent papier ou sur support CD ou clé USB  de la proposition déposée numériquement. La copie de sauvegarde doit également être remise dans les temps impartis. Elle n’est pas une offre de repêchage déposée après la date limite. Elle peut s’avérer utile si un virus infectait les fichiers déposés au point de ne pas pouvoir être exploités. C’est une précaution peu utilisée par les soumissionnaires du fait du travail supplémentaire qu’elle engendre. 

 

Le critères de jugement des offres 

L’acheteur choisit l’offre économiquement la plus avantageuse au moyen de critères d’attribution. Ces critères portées à la connaissance des candidats sont bien entendu prépondérants dans le préparation et la rédaction de son offre.L’acheteur doit respecter ls règles suivantes : 

• Les critères doivent être objectifs 
• Les critères doivent être précis 
• Les critères doivent être liés à l’objet du marché 
• Les critères ne doivent présenter aucun caractère discriminant 

En terme d’objectivité il est préférable d’éviter le critère de « la bonne compréhension du besoin du pouvoir adjudicateur ». Les opérateurs économiques ne sont pas dupes d’un tel critère qui peut être interprété comme « une note de gueule ». Pour être en phase avec les objectifs de performance achat on retrouve les critères suivants :

• le prix 
• La valeur technique 
• L’impact environnement 
• L’impact social 

Le critères techniques, environnementaux et sociaux doivent être définis avec un maximum de détail en les déclinant en sous-critères. Les données doivent être objectives et vérifiables. Par exemple, indiquer comme critère la valeur technique est beaucoup trop flou. 

Il convient de le choisir une déclinaison en sous-critères comme par exemple : 

• Les caractéristiques esthétiques 
• Les caractéristiques fonctionnelles 
• Le caractère innovant 
• La qualité du service 
• Les garanties apportées 
• Les moyens mis à disposition 
• Comment le candidat s’organise pour exécuter le marché 
• Le nombre et la qualification des intervenants 
• Une proposition de planning d’exécution détaillé 

Les critères environnementaux doivent se justifier au regard de l’objet du marché, et se baser sur des données précises. Comme pour le critère techniques, les données doivent être objectives, vérifiables et précises. Sans aller jusqu’à demander l’impact carbone du produit de la conception à la livraison on peut juger par exemple : 

• Les moyens de transport choisis 
• Le caractère recyclable du produit 
• La gestion des déchets 

Le critère prix reste évidemment un critère incontournable. Il est judicieux d’intégrer le coût du cycle de vie du produit. C’est à l’acheteur d’indiquer les données à fournir par les candidats afin de calculer le coût global du produit.

On peut donc très bien dissocier et c’est d’ailleurs conseillé : 

• Le prix d’acquisition 
• Le coût d’utilisation sur la durée du marché 

Une fois les critères et sous-critères établis il convient de leur affecter un coefficient de PONDÉRATION. Cette pondération est formellement exigées pour les procédures formalisées et conseillée dans les procédures adaptées. La communication des critères d’attribution, leur pondération sont des indices précieux donnés aux candidats sur comprendre les attentes de l’organisme public.

En effet , quand le critère prix est > à 60% on a coutume de penser que l’organisme public achète principalement du prix. C’est malheureusement souvent le cas quand l’acheteur n’a pas mené une étude de besoin sérieuse et bien travaillé sur ses attentes. Le prix devient alors un critère refuge faut de mieux afin de départager les candidats sans contestation. Evidemment cela se retournera contre lui, car moins la note technique est valorisée moins les candidats auront à coeur de présenter des offres de qualité. Cela peut aussi même décourager certains candidats de valeur à soumissionner.

 

Auteur : Gilles Raynal

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