Achats publics : Les pièces financières

Les pièces financières

Cette partie n’échappe pas aux formalismes d’un marché public.

Le candidat ne peut pas remettre un devis sous format libre, mais doit remplir des documents préétablis intégrant les produits, prestations, susceptibles d’être commandés.

C’est donc à l’acheteur public de créer ces documents.

En fonction de la nature de l’achat, on distingue les 2 cas de figure suivants : 

• Le bordereau de prix unitaire et le devis quantitatif estimatif pour les marchés à bon de commande  
• La décomposition de prix global et forfaitaire ou DPGF pour les marchés regroupant un ensemble de prestations sous forme de forfait 

Ces documents ont deux finalités :  

• Comparer les offres entre les divers soumissionnaires et établir une note sur le critère prix 
• Servir de base pour passer les commandes et ordre de service lors de l’exécution 

Ces documents doivent être le prolongement logique du cahier des charges et sont très souvent rédigés sous format Excel avec des formules préétablies. 

ATTENTION par précaution l’acheteur rappellera en page de garde que : 

• Les cases  du tableau à remplir par le candidat comme le prix, la quantité, l’article, le sous-total, le total général ne doivent pas être modifiées ou encore moins supprimées 
• Rien ne doit être rajouté (une ligne, un commentaire par exemple) 
• Toutes les cases « prix unitaire » doivent être remplies même si le prix est nul, dans ce cas il devra mettre le chiffre zero 

Le manquement à ces règles peut entraîner une irrégularité de l’offre. Pour éviter le premier recueil, il est recommandé de bloquer les lignes, colonnes et formules en interdisant toute modification. 

Le bordereau de prix unitaire - BPU 

Tous les articles ou prestations susceptibles d’être commandés au début ou en cours de marché doivent être listées dans ce document, sans exception, avec une colonne ou le prix unitaire est demandé. L’acheteur peut se permettre d’inscrire un article qui ne sera finalement pas commandé. Il n’est pas soumis à un engagement de ce point de vue. Pour les prestations de service l’unité peut être un acte (une intervention après-vente) ou des heures. Pour les travaux de second œuvre il peut s’agir de m2. Pour les marchés de fourniture cela correspond au nombre 1. Le prix indiqué à chaque libellé « article » est considéré comme « tout compris » au regard de la description faite dans le cahier des charges. Par exemple, si le déplacement doit être compris dans la prestation d’intervention ou la fourniture du produit, le chiffre indiqué dans le BPU est considéré comme incluant obligatoirement cette prestation. Le libellé des articles ne doit pas prêter le flan à la moindre interprétation ni contestation. Le BPU est donc un document contractuel établissant pour toute la durée du marché le prix unitaire des prestations, fournitures et travaux. Ce prix a un caractère irrévocable sauf à ce qu’une clause de révision de prix soit indiquée au cahier des clauses administratives. À part ces clauses, le titulaire ne peut pas invoquer des événements justifiant une hausse du prix (hausse des matières premières, changement de la parité euro/dollar par exemple).

Le devis quantitatif estimatif 

C’est la traduction quantifiée du bordereau de prix unitaire. La quantification se fait par rapport au volume estimé d’achat. Cette évaluation est faite de bonne foi par l’acheteur, elle n’a pas valeur d’engagement sur des quantités d’où le caractère non contractuel du DQE. Généralement l’évaluation des quantités se base sur des consommations précédentes et/ou sur les résultats du « sourcing ». Bien évidemment, elle ne doit pas être éloignée du montant du marché annoncé ou de la moyenne entre le minimum et le maximum. Tout cela relève du bon sens et non de la réglementation, car l’acheteur n’a aucune obligation en la matière. Il a néanmoins intérêt à construire ce document soigneusement et de manière réaliste, car le titulaire pourrait se sentir lésé si le total du DQE était bien en dessous de la réalité. La relation contractuelle en souffrirait lors de l’exécution. Bien qu’étant un document non contractuel, le DQE joue un rôle capital dans le choix du titulaire. En effet, le total du devis est l’élément qui permet de comparer les offres sur le critère prix. L’acheteur vérifiera que le total du DQE est bien le même que le montant inscrit à l’acte d’engagement. À défaut, c'est l’acte d’engagement qui prime.

Décomposition de prix global et forfaitaire ou DPGF 

Le DPGF se distingue du bordereau de prix unitaire (BPU) et du détail quantitatif estimatif (DQE) par le caractère global et forfaitaires des prix. 

Toutefois, son caractère global ne permettant pas à l’acheteur d’en mesurer toute la pertinence, d’où la nécessité de décomposer le prix. Ainsi l’acheteur est informé de la ventilation des prix et s’assure de la cohérence de l’offre qui lui est soumise. Le DPGF est souvent associé à des marchés de travaux ou d’études. 

Par exemple, pour un  marché de travaux portant sur la réhabilitation d’un bâtiment  le DPGF décomposera les prix  "installation de chantier", "remise à niveau des sols", "décapage du plafond », « peinture », « menuiserie », etc. 

La DPGF doit être la plus précise et complète possible et contenir les éléments suivants :  

• libellé des ouvrages, des lots et fournitures ; 
• description détaillée de l’offre ; 
• prix unitaire hors taxes (HT) ; 
• quantités à prévoir ;  
• sous-totaux pour chaque ouvrage ; 
• total général HT et TTC 
• taux de TVA applicable(s) ; 
• optionnel : une colonne indiquant les références au CCTP 

L’acheteur vérifiera que le total du DPGF est bien le même que celui de l’acte d’engagement. À défaut, c'est l’acte d’engagement qui prime.

Évolution du prix  

Les prix indiqués dans les documents précédents sont considérés comme irrévocables. 

Au moment de l’exécution le candidat devenu titulaire ne pourra pas le modifier à la hausse de son propre fait. 

Seule la clause de révision de prix formulée au cahier des clauses administratives pourra être appliquée.

L’acheteur a intérêt de faire figurer au règlement de consultation un paragraphe indiquant que l’entreprise devra appliquer les promotions et autres baisses du prix catalogues durant la durée du marché. 

Auteur : Gilles Raynal

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