Achats Responsables : Intégrer la dimension RSE dans le processus achat

Intégrer la dimension RSE dans le processus achat

L’étape IN précédente nous ayant permis de commencer à identifier assez précisément les priorités PESE et l'analyse Externe vous allez le voir va nous aider à la terminer, il convient maintenant de nous intéresser à l’autre grand volet de l’analyse interne : L'organisation Achat.

Le processus achat sera étudié sous 2 angles :

• Un premier angle traitant des risques éthiques, et de loyauté des pratiques, ingrédients indispensables à la mise en place d’une démarche crédible.
• Le second visant à identifier les adaptations nécessaires à l’intégration de la performance RSE dans le processus Achat. Le diagnostic de maturité et l’analyse documentaire précédemment réalisé seront dans ce cadre d’une grande utilité, car ils faciliteront le repérage des risques liés au fonctionnement du service et l’identification des leviers d’actions organisationnelles.

Les achats responsables sont une démarche exigeante, envers les autres, mais également envers soi-même. Le préalable à la mise en place de nouvelles exigences à la charge des fournisseurs est de justifier soi-même d’une certaine forme d’exemplarité et de réciprocité dans les efforts demandés. Cet engagement déontologique assure la crédibilité, la légitimité de la démarche et instaure un climat de confiance indispensable à la mise en place d’une relation réellement partenariale. Le premier niveau de cet engagement est sans nul doute celui de la conformité légale et de la compliance.

On entend par là que l’organisation devra faire tout son possible pour prévenir et traiter toutes formes de comportements pénalement répréhensibles (corruption, conflits d’intérêts…), ou non conformes aux normes et usages internationaux de comportement. Les risques juridiques et réputationnels sont des enjeux fondamentaux pour une entreprise responsable. Lorsque l’entreprise exerce des activités dans plusieurs pays, elle veillera à aligner son niveau d’engagement éthique sur le plus haut référentiel des pays où elle est implantée. L’engagement éthique pourra être formalisé dans une politique achat, une charte fournisseur ou encore un code de conduite, et une procédure d’alerte efficace pourra être installée pour corriger d’éventuels écarts. Parallèlement, le processus sera questionné sur un second niveau, plus large, intégrant la loyauté des pratiques du service Achat.

La loyauté des pratiques recoupe des valeurs fondamentales de la RSE, telles que  la transparence, l’égalité de traitement entre fournisseurs, l’équilibre de la relation commerciale, risque de dépendance réciproque...

Chaque étape du processus achat pourra être étudiée dans le but d’identifier les enjeux propres à chacune d’elle. Du processus de sélection à l’homologation, des règles régissant les appels d’offres à celles d’attribution des marchés, de la contractualisation à l’exécution du contrat, sans oublier la facturation ou le traitement des litiges, là démarche d’achats responsables recommandent dans la mesure du possible de formaliser les règles de conduites à tenir, dans le but de constituer un référentiel de travail partagé par tout le service.

Ce travail peut sembler fastidieux ? Ce n’est pas faux, mais il est utile, car il touche au « ciment » de l’organisation. Bien évidemment, le niveau de formalisation pourra varier d’une entreprise à l’autre, selon sa taille ou celle de son service Achat, mais l’idée clé reste d’intégrer la responsabilité au cœur de la culture de travail et du fonctionnement du service.  

Il est essentiel d’impliquer toutes les personnes concernées par ces processus pour mener ce travail de diagnostic et de formalisation des engagements. La coconstruction du référentiel en garantira la cohérence, l’exhaustivité, et surtout l’adhésion des parties prenantes aux changements qui seront réalisés. Gardez enfin à l’esprit cette étape aura autant vocation à harmoniser les comportements internes qu’à ajuster la nature de la relation fournisseurs. Il est donc aussi recommandé d’établir des règles de fonctionnement facilitant une relation constructive avec les fournisseurs. Un dispositif d’écoute active, la mise en place d’une procédure de règlement amiable des litiges et la mise en place d’un interlocuteur privilégié contribuera à fluidifier et à optimiser la relation fournisseur.

La question de l’éthique et de la loyauté des pratiques ayant été parcourue, il reste maintenant encore des points cruciaux à questionner.

• Comment intégrer la dimension RSE dans le processus achat de manière opérationnelle ?
• Que devrons-nous mettre en place pour accueillir la démarche d’achats responsables ?

Rappelons que la RSE cherche à orienter la stratégie de l’entreprise dans une démarche globale visant triple performance (économique, sociale et environnementale), et inscrite dans une logique d’amélioration continue. Or, qui dit « performance et amélioration », dit « mesure de la performance » car rappelons « qu’on ne peut améliorer que ce que l’on peut mesurer. » La première question à se poser est celle de l’accompagnement des équipes dans la démarche : les collègues, ont-ils été formés aux sujets du développement durable, de la RSE, des achats responsables et de leurs outils spécifiques (ACV, TCO…) ?

Bien évidemment, il sera d’autant plus aisé d’embarquer l’équipe achat dans ce processus de transformation que ses membres partageront le sens du projet, des notions de la démarche. La formation sera à ce titre un levier de prévention des risques et d’implication dans la démarche. D’autres aspects, comme la prise en compte la dimension RSE dans l’évaluation de la performance des équipiers, dans la politique de motivation ou de rémunération pourront être questionnés. Enfin, le pilotage de la performance RSE aux achats nécessitera de s’interroger les mises en place d’outils spécifiques permettant l’intégration de données RSE dans la base articles, dans le SRM, et leur exploitation via la mise en place d’un tableau de bord ou d’un reporting. Il convient ensuite d’aborder la question d’intégrer des critères RSE de sélection des fournisseurs, des produits et des services. La première étape de l’analyse IN nous a permis d’identifier les fournisseurs et les produits ou familles de produits contribuant le plus enjeux RSE de l’entreprise. Ce travail conduira à déterminer les critères de sélection à intégrer.

À l’autre bout du processus, il faudra aussi convertir les objectifs RSE en critères d’évaluation, ou encore en indicateurs clés de performance (KPI). La question des critères de sélection, d’évaluation et des indicateurs clés de performance reste un sujet sensible, car il existe une pluralité de sources possibles et les référentiels ne sont souvent pas harmonisés. L’équipe Achat devra se rapprocher de la gouvernance RSE afin de déterminer les référentiels sur lesquels aligner sa politique.

Nous verrons également dans l’analyse OUT que l’étude de l’environnement extérieur de l’entreprise pourra constituer un bon sujet d’inspiration. Les supports contractuels et les supports outils du service Achat devront également être passés en revue, afin d’y intégrer les critères retenus sous forme de spécifications ou de clauses contractuelles. L’analyse documentaire réalisée en amont, à l’occasion du diagnostic de maturité, aura permis de repérer des supports clés comme les conditions générales d’achats, les contrats, mais également les questionnaires fournisseurs (RFI, RFQ), les cahiers des charges et procédure d’appel d’offre, les outils d’évaluation et d’audit. Le dernier point concernera l’amélioration continue et la valorisation de la démarche. On s’intéressera ici aux dispositifs qui seront à installer en fin de processus achat pour mettre à profit les retours d’expérience, mesurer le progrès et communiquer les résultats dans une logique de progrès. 

Il s’avère qu’une communication régulière des résultats obtenus, tant en interne qu’envers vos fournisseurs participera à maintenir une belle dynamique de motivation.

Auteur : Franck Babillon

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