L'entonnoir de gestion de projets Achats [Pilier n°3]

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Au cœur de la transformation des entreprises se trouvent les achats. 

L’entonnoir de gestion de projets Achats se veut à la fois pratique et pragmatique pour aider les chefs de projet dans les entreprises à optimiser leurs achats.

Plus un projet est complexe, plus il y a de chances d’oublier des étapes ou de prendre des raccourcis qui peuvent vous faire passer à côté de l’innovation ou du levier Achats qui fera la différence ! L’entonnoir Projet vous guide tout au long du processus d'achat de projet, il est composé de 5 grands ensembles qui doivent exécutées de façon chronologique : L’état des lieux, le passage en mode projet, la construction de l’appel d’offres, le lancement d'appel d'offres, la phase décisionnelle et de transition. 

Tout au long de ce processus, l'acheteur devra faire preuve de rigueur et de méthodologie, d’un savoir-faire technique mais également des qualités de savoir-être inhérentes à tout gestionnaire de projet en interaction avec les parties internes et externes de l’entreprise.

La première phase du processus de gestion de projets est également la plus cruciale. Au cours de cette phase d’état des lieux, le gestionnaire de projets et les principaux participants doivent évaluer la position de l’achat en interne. Ce positionnement interne est réalisé autour de 2 axes qui sont le poids financier et l’indice de risque et permettra également de définir les forces et faiblesses de l’Achats en question.

Il faut avoir dès à présent en tête que le rôle de l’acheteur est de réduire la complexité interne et externe. Donc ici l’état des lieux interne a pour objectif de vous permettre d’identifier la direction à prendre.

Par exemple, vous identifiez qu’un fournisseur est seul sur un article, le risque est important et en plus le fournisseur n’est pas fiable. Vous allez identifier la nécessite de mettre en place un second fournisseur par exemple. De la même manière si un type D’achat est numéro 1 dans vos dépenses, vous saurez que ce sera une priorité financière pour l’entreprise.

Ensuite l’acheteur réalisera une étude externe, aussi appelée analyse OUT, du marché, quels sont les acteurs, les innovations, les matières premières éventuelles et leur impact sur le prix, comment fonctionne la concurrence etc.

Ces analyses Internes et Externes croisées vont permettre à l’acheteur de réaliser une analyse stratégique (IN + OUT = SWOT) CAD identifier les forces / faiblesses et les opportunités / menaces du Segment.

A partir de là, il pourra finaliser son état des lieux. 

La 2ième étape sera celle du passage en mode projet qui consistera à organiser une 1ère réunion avec la direction pour présenter l’état des lieux, les objectifs principaux, l’équipe qu’il envisage afin d’avoir un accord de lancement du projet. A partir de là l’Acheteur projet organisera une réunion de lancement du projet en présentant le résultat de son état des lieux avec pour objectif de réfléchir sur les thèmes principaux identifiés lors de l’état des lieux et d’identifier les leviers techniques et commerciaux voir RSE possibles au travers de ce projet et les résultats que l’on peut espérer atteindre qu’ils soient économiques, sociaux, environnementaux, de gestion du risque, d’innovation ou bien encore générateurs d’avantages compétitifs !

Cette étape va permettre de définir clairement le besoin en prenant en compte les prescripteurs internes mais aussi le marché et ses standards par exemple.

Par exemple, chez un transporteur, un levier technique pourrait être s’il utilise historiquement des camions de 19to capables de porter 8to alors qu’en moyenne ils en portent 2,5to, il sera intéressant de repositionner le besoin autour de camions plus légers qui seront moins chers à l’achat, l’entretien et en consommation de carburant.

La 3ième étape est la phase de construction de l’appel d’offres, Plusieurs documents constituent le dossier d'un appel d’offres. Il faut les établir les uns après les autres et les faire valider par l’ensemble des parties prenantes du projet. Parfois même, il est intéressant d’intégrer les fournisseurs partenaires historiques afin de construire, tester l’appel d’offres pour une parfaite compréhension et facilité de réponses pour les fournisseurs consultés.

A notre époque, les Appels d’offres sont souvent totalement électroniques, cela assure un important gain de temps à tous les niveaux et une traçabilité totale des informations. 

La rédaction d'un cahier des charges permet de spécifier les attentes vis-à-vis de ce produit ou de ce service. Le cahier des charges est rédigé soit de façon détaillée, soit de façon fonctionnelle. Dans le premier cas, les fournisseurs se contentent d'y répondre point par point. Dans le second cas, le donneur d'ordres fait appel à leur capacité à proposer des solutions.

Le contexte de l'achat permet aux fournisseurs d'avoir une vision claire de l'enjeu. Une description des caractéristiques du produit ou du service doit y figurer. Le cahier des charges indique les critères que doivent remplir les fournisseurs pour répondre à l'appel d'offres. Plus les termes du cahier des charges sont précis et couvrent tous les problèmes susceptibles de se poser, plus les risques sont réduits.

Les prescripteurs internes concernés doivent être associés à la rédaction de ce cahier des charges. Le client interne a-t-il défini un besoin juste ? Y a-t-il un risque de sur-qualité, qui se traduit par des coûts élevés et inutiles ? Si tel est le cas, l'acheteur doit travailler avec son prescripteur interne afin de mieux définir le besoin, sans accepte des exigences exagérées et motivées par une attente de sécurité absolue. 

Concernant les fournisseurs consultés, il y a 2 cas de figures, les fournisseurs font déjà partie du panel référencé, ils sont connus, évalués et les risques sont maîtrisés ou il s’agit de nouveaux fournisseurs et il faut alors définir un protocole de référencement s’il n’en existe pas déjà un en interne.

Plus les enjeux sont importants, plus le nombre de fournisseurs est important, plus la complexité est importante plus il est crucial de penser en amont à simplifier au maximum, automatiser autant que possible les étapes et le traitement des réponses qui va s’en suivre.

La 4ième étape sera le lancement de l’appel d’offres, CAD la communication des éléments aux fournisseurs que l’équipe projet a souhaité consulter/

Une fois les réponses des fournisseurs reçues, il y a bien souvent des phases de réajustements afin que toutes les offres soient conformes.

L'acheteur procède à l'analyse des offres reçues et réalise son premier écrémage qui consiste à faire une première sélection de fournisseurs potentiellement référençables.

Il s’agit de la phase 1 CAD la première étape de présélection sur la base de critères ayant un caractère éliminatoire. Il s’agit souvent du prix ou de points techniques, technologiques qui n’auraient pas été identifié lors des phases de présélection.

Ensuite l’acheteur fera des retours ciblés aux fournisseurs afin de leur permettre de réajuster leur offre pour faciliter leur référencement.

Une fois ce second tour réalisé, il sera temps pour l’acheteur de réaliser une analyse multicritères, afin de définir les scénarios possibles, il y a souvent 3 grands typologie de scénarios qui sont le « Maintien / Sécurisé » qui consiste à garder les partenaires actuels qui ont en général réalisé des efforts dans le cadre de la démarche mais reste le plus bas en économies, le scénario « Stratégique » qui consiste à garder une partie du panel existant et à faire entrer de nouveaux acteurs il s’agit de scénarios plus importants en terme d’économies, le scénarios «  risqué » ou on change les fournisseurs pour faire un maximum de gains avec des risques plus importants qui doivent être managés avec la plus grande précaution au risque d’affecter l’entreprise et provoquer l’effet inverse que celui désiré.

D’une manière générale, aucune transition ne doit s’effectuer brutalement, et il est toujours pertinent de préserver les bons partenaires en places si l’écart financier reste acceptable, c’est pourquoi le scénario stratégique est souvent le plus préconisa blé.

La dernière et 5ème étape sera la phase finale à savoir le choix de la direction sur la base des scénarios possibles identifiés et des préconisations de l’équipe projet.

Il conviendra ensuite d’informer les fournisseurs référencés afin de définir avec eux un plan d’entrée / sortie progressif avec les parts de marchés visées et à tous les fournisseurs de leur référencement et non référencement.

 Cette analyse doit être formelle et explicite. Elle permettra de communiquer sur le choix final non seulement en interne mais également vis-à-vis des fournisseurs non retenus pour qu'ils soient plus compétitifs à l'avenir.

La phase de transition est hautement risquée, c’est pourquoi il convient de toujours orchestrer un démarrage parfait (intégration dans l’ERP de l’entreprises, notes d’informations internes, réunions opérationnelles etc..) et des montées et descentes progressives voir des stocks de sécurité quand cela est possible pour pouvoir toujours faire marche arrière en cas de non-conformité par exemple.

Enfin l’acheteur pour analyser avec l’approvisionneur que les 1ères factures sont conformes afin de valider la bonne application des conditions validées dans le cadre de l’appel d’offres.

Il pourra ensuite passer à la phase de contractualisation, à ce stade, il se rapprochera de son service juridique pour construire des contrats accompagnés de cahier des charges, formules de révisions de prix, etc.

Une fois les contrats signés, le processus de sélection fournisseurs est enfin terminé !

Si vous suivez ce processus achats, il ne pourra rien vous arriver à part obtenir des résultats exceptionnels sur tous vos projets.

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