Adopter une organisation Lean Management (ou amélioration continue) aux Achats

La mise en œuvre de processus est essentielle pour une action efficiente des ressources humaines impliquées dans les processus Achats.

Nous aborderons l'entrée dans une démarche LEAN aux Achats autour de 2 points principaux :

1. Mettre en œuvre de processus pour la recherche de la performance
2. Mettre en œuvre une dynamique d'amélioration continue

Mettre en œuvre de processus pour la recherche de la performance

D'une manière générale, on considère qu’il n’existe qu’un processus Achats, les formations d’acheteurs, les ouvrages et par voie de fait, les Acheteurs se réfèrent majoritairement à une suite d’outils autour de la préparation de l’appel d’offres et son traitement.

Mais comme nous allons le voir il existe 2 processus et non un seul et cela fait toute la différence dans la clarté de la mission du service Achats dans l’entreprise !

Le premier est processus de définition d’une stratégie qui consiste à d’abord définir un plan d’action précis à mettre au service de l’entreprise.

Celui-ci est modélisé au travers des priorités d’actions qui seront financières (prioriser les familles sur lesquelles mener des projets Achats d’optimisations) et des priorités d’actions organisationnelles par exemple des besoins de recrutement, de maîtrise des datas, de monté en expertise des personnes en place etc…

Ce premier processus est le Cube Stratégique Achats en 6 étapes, Il offre une direction cohérente qui aligne : les priorités, les objectifs, les moyens, les ressources allouées et l’organisation opérationnelle qui en découle.

Le deuxième en est la suite logique, c’est l’entonnoir de gestion de projet. Ce processus est celui à mettre en œuvre pour chaque priorité d’action financière, il n’est pas une vision globale du budget Achats gérer par l’Acheteur mais un focus sur un sujet bien défini à optimiser, il permet d’optimiser une famille d’achat ou un article Achats, qui aura été défini lors de la structuration de cette stratégie comme étant une priorité d’action.

Ce processus en 5 étapes permet d’obtenir les meilleurs résultats possibles lorsqu’on démarre un projet Achats. Ces deux processus intègrent les notions sociales et environnementales, ce sont des méthodologies simples, efficaces et reproductibles quelque soit l’entreprise, son secteur d’activité, sa taille. 

La mise en œuvre de processus est essentielle pour une action efficiente des ressources humaines impliquées dans les processus Achats.

Une organisation Achats visant l’efficience devra intégrer une vision précise de processus et de la répartition de ses ressources. La satisfaction rapide du besoin est au cœur de l’organisation de la structure. Les ressources humaines représentent des coûts pour les organisations, il est normal qu’elles essaient de les rendre efficientes.

Les variations dans les processus compromettent l’efficience des ressources à long terme. Au sein de la Road Map des Achats RSE, ces 2 processus permettent de prendre de la hauteur pour embrasser l’organisation dans son intégralité en agissant sur les 20% qui feront 80% des résultats en fin d’année sans positionner les équipes Achats dans une situation de saturation et de perte d’efficience systémique.

Ils positionneront l’organisation Achats dans une fonctionnement Lean qui cherche à s’améliorer sans cesse. Ils ne sont pas des projets uniques mais des cycles qui se renouvellent pour un service Achats qui s’améliore continuellement.

La stratégie opérationnelle Achats se met en place grâce à des valeurs, des principes, des méthodes et des outils qui doivent être adaptés au contexte de l’entreprise.

Mettre en œuvre une dynamique d'amélioration continue

Comment obtenir de meilleurs résultats en vous focalisant sur un plan précis et des processus à mener step by step pour obtenir une situation d’optimisation continuelle de votre performance Achats ?

Comment cela va vous aider à dégager du temps pour créer plus de valeur au sein de votre entreprise ou pour vos clients ? 

Si certains préféreront se fier à leur instinct, d’autres préféreront avoir une vision globale comme socle du lancement de leur action dans l'entreprise !

Cette Road Map est un fil conducteur précis à mettre en oeuvre pour parvenir à atteindre vos objectifs !

Cette Road Map est un cycle d’amélioration continu aux intervalles que vous jugerez nécessaire !

Par exemple, lorsque vous aurez identifié votre niveau de maturité initial, structuré votre stratégie et mis en œuvre quelques projets, vous devrez mesurer votre niveau de montée en maturité, puis ajuster votre stratégie et redéfinir de nouvelles vagues de projets d’optimisation en phase avec la stratégie de l’entreprise qui elle aussi à peut-être changé.

La 1ère étape d’une Dynamique Achats consiste à définir le niveau de maturité initial de la fonction dans l’entreprise et celui des équipes en place grâce à la pyramide des Achats.

Cette étape est centrale car elle fixe un point de départ par exemple vous vous poserez les questions suivantes :

En 1, existe t’il un tableau de bord performant aux Achats sur lequel je vais pouvoir connaître elle budget annuel, le top familles, articles, fournisseurs ainsi que l’évolution des prix ces dernières années ? Oui / Non 
Non = Maturité niveau 3 maximum.

En 2 vous vous demanderez est-ce que la fonction Achats et Approvisionnement est-elle séparée ? Les acheteurs gèrent les approvisionnements ? Oui / Non Oui elle est séparée = Cela signifie que nous sommes entre le Niveau 2 et 3 de maturité.

Dernière question, Le service Achats a t’il déjà réalisé des Appels d’offres sur ses principales familles d’achats ? Oui / Non

Si oui, cela signifie que vous serez dans le niveau 3 si non vous serez entre le 2 et le 3.

Vous avez donc un service Achats séparé des Approvisionnements, c’est déjà bien, mais ils se contentent de majoritairement négocier sans activer les leviers commerciaux classique comme l’incontournable Appel d’offres par exemple. 

En 3 questions, vous savez que vous êtes dans une entreprise entre le niveau 2 et 3 ! 

Ainsi vous prendrez la mesure du chemin à parcourir et le potentiel des résultats que vous allez pouvoir atteindre sur la Pyramide de Maturité Achats RSE.

En effet, si l’entreprise ou la famille qui vous est confiée avaient déjà des tableaux de bord performants, activait les leviers commerciaux comme par exemple des appels d’offres systématiques sur ces familles principales et même mieux que ça activait également des leviers techniques tels que la standardisation ou encore l’écoconception elle serait de niveau 4 !

Le potentiel de résultats financier s’en trouverais largement réduit puisque qu’une grande partie du travail a déjà été réalisé.

En moyenne j’ai constaté que sur un Budget Achats d’une entreprise de niveau 2, des gains équivalent à 25% du Chiffre d’achats sont réalisables sous 18 mois.

En revanche sur une entreprise de niveau 4, les gains dépasseront rarement les 2 à 5% et souvent sur des projets secondaires car beaucoup de choses ont été faites.

Heureusement rien n’est éternel et de nouvelles opportunités se créeront au travers de projets sur lesquelles vous pourrez amener toute votre valeur ajoutée.

Cependant, mon conseil aux Acheteurs qui souhaitent obtenir d’importants résultats et challenger les entreprises dans lesquelles ils travaillent ! C’est de viser des entreprises à faible niveau de maturité dans lesquelles il y a tout à faire ou presque.

Je tiens également à vous avertir d’un risque qui pourrait vous mettre en grande difficulté et vous faire passer à côté de la réussite de votre mission !!! Évitez les entreprises de niveau 1.

Elles seront en général dans une situation financière et organisationnelles difficile et vous serez dans un environnement usant avec des efforts à déployer très importants pour passer au niveau 2 par exemple structurer les approvisionnements dans un environnement de personnes peu motivées et réfractaires au changement…

Êtes-vous certain de vouloir vous engager là-dedans ?!

Si oui, assurez-vous d’avoir le soutien de la direction pour pouvoir avancer ! Il est temps de passer à l’étape 2, à savoir la définition de votre Stratégie sur le portefeuille Achats couvert.

Contrairement à ce qui est largement diffusé, il n'existe pas un mais deux processus aux Achats.

Les deux se suivent sur le terrain pour vous guider vers la triple performance économique, sociale et environnementale.

Vous allez maintenant les suivre. Revenons sur notre cas, suite à l’analyse de maturité, vous savez que vous êtes entre le niveau 2 et 3 de maturité, vous allez passer au premier processus qui est celui de la réalisation d’une Stratégie !

Il s’agit du Cube Stratégique en 6 étapes ! La première étape est la réalisation du tableau de bord et comme il n’existe pas de tableau de bord et bien vous allez devoir commencer par le créer. En effet comme je dis on ne peut améliorer que ce que l’on peut mesurer.

Puis vous suivrez les 5 étapes suivantes que nous détaillerons plus tard. Le Cube Stratégique à un rôle précis.

Il vous permet de définir un plan précis à mettre au service votre entreprise. Ce plan est modélisé autour des priorités d’actions financières (par exemple travailler sur la famille des bouteilles en verre en priorité financière 1, les transports en priorité 2, etc.) qui sont des projets à mener pour obtenir des résultats et organisationnelles qui sont des actions de structuration du service Achats (Montée en compétence, Gestion des Data, Mise en place de processus etc).

Vous allez organiser ces priorités par vagues de projets qui se succèderont dans le temps, une vague de projets après l’autre selon le niveau d’avancement de la précédente. En effet ne lancez pas tous les projets en même temps sinon aucun ne va aboutir.

Vous devrez l’adapter à vos ressources disponibles. Une fois votre Stratégie réalisées, vous passerez au deuxième processus qui est l’entonnoir de gestion de projet.

Vous l’avez compris, cet entonnoir est le processus que vous allez suivre pour chaque priorité d’action que vous aller mener.

Imaginons que vous ayez identifié la famille bouteille en verre en priorité 1, vous allez alors appliquer sur cette bouteille le processus de l’entonnoir qui est composé de 5 étapes à savoir, l’état des lieux, le passage en mode projet, la structuration de l’appel d’offres, le déroulement de l’appel d’offre et bien sur la clôture qui contient la phase de transition en cas de changement de partenaire et de mesure des résultats.

Ce que je pratique dans les entreprise, c’est lancer les premières vagues de projets et avancer également sur les priorités d’actions organisationnelles durant 12 mois puis je réalise un bilan de progression de maturité sur la pyramide et selon l’évolution de l’activité et du marché, je réajuste la stratégie et les priorités d’actions si nécéssaire pour l’année suivante !

 

 

 

Tout au long de cette Road Map, la Sphère des Skills est là ! Savoir-être, Management bienveillant, Leadership, Maîtrise des outils digitaux, Éthique etc… Tous ces Skills sans lesquels vous n’arriverez jamais à avancer durablement dans votre carrière et dans la montée en maturité Achats qui renforce la transversalité et naturellement les interactions humaines en interne et externe !

Conclusion 

La mise en œuvre d'une méthode Lean aux Achats passe par des processus visant à améliorer votre performance. 

Ces processus ne sont pas à réaliser une fois. Il convient de renouveler cette Road Map Achats qui est une Roue d'amélioration continue de manière régulière.

Pour ma part, j'aime le faire annuellement. Il ne s'agit pas de tout remettre en question mais simplement de mesurer la progression sur la pyramide et de faire une mise à jour en passant en revue les principaux éléments de constitution de votre stratégie. 

Cela vous permettra d'identifier les évolutions du marché, de la stratégie de votre entreprise et celle de vos concurrents, d'identifier des innovations de rupture, etc.. L'idée sera de réajuster vos priorités d'actions.

 

Swott - Tous droits réservés