Les bases des Achats Responsables ISO 20400 : La posture de l'acheteur responsable

NORME ISO 20400 :

LA POSTURE DE L'ACHETEUR RESPONSABLE

Vous l’avez compris, la dimension responsable des achats augmente le niveau d’exigence envers le fournisseur.

Le pendant, peut-être moins perceptible, est le niveau d’exigence également requis à l’égard du service Achats.

Dans son projet, l’acheteur responsable devra chercher les bons fournisseurs, mais aussi les impliquer dans l’atteinte de ses objectifs RSE.

Pour parvenir à les mobiliser, l'acheteur devra d’abord mettre en place une communication efficace pour que ces objectifs soient parfaitement compris.

Il devra également réunir les conditions idéales pour générer le climat de confiance nécessaire à la poursuite de ces objectifs. Cette approche réclame une formalisation des engagements, qui posera le cadre ; mais également une mobilisation des compétences douces (soft skills) de l’acheteur pour orienter positivement sa relation avec le fournisseur.

Les achats responsables privilégient la vision partenariale : En décentrant la relation du traditionnel rapport de force « client-fournisseur » vers la détermination d’objectifs RSE communs, cette approche favorise la coopération et la création de solutions innovantes mutuellement profitables.

Car la vision partenariale présente de plusieurs avantages :

• La coopération est généralement plus génératrice de valeur ajoutée et de synergies dans la durée. Elle ouvre davantage l’accès à l’expertise métier et au savoir-faire du fournisseur ;
• Elles facilitent ensuite la création de solutions innovantes et accélère enfin la résolution des problématiques ;
• Elle tisse enfin des liens robustes et renforce le soutien entre les partenaires, ce qui génère davantage de résilience dans certaines circonstances.

Pour créer les conditions favorables à cette mobilisation, la démarche de l'acheteur responsable reposera sur 4 piliers :

• La mise en place d'une communication efficace ;
• Une éthique irréprochable et formalisée ;
• Des pratiques loyales, objectives et incontestables ;
• Une relation favorisant le dialogue et la recherche d'équilibre.

La communication

La démarche d’achats responsables nécessite un effort de communication à l’égard de toutes les parties prenantes, internes comme externes. Il conviendra donc de concevoir un plan de communication dont l’objectif sera de présenter la démarche, d’en expliquer les raisons et de porter la vision à terme du projet. Ce plan de communication exprimera également clairement les objectifs poursuivis et les attentes de l’organisation à l’égard de ses fournisseurs.

Cette démarche est utile que le fournisseur puisse se projeter dans la démarche. C'est, en effet, en permettant la projection et la compréhension de la démarche que l’organisation maximisera ses chances de mobiliser pleinement ses fournisseurs et amorcer la dynamique de changement.

Une éthique irréprochable

La confiance est un autre élément indispensable de la mobilisation. C’est une des clés de l’engagement et de la motivation. Pour susciter la confiance, il convient d’identifier et d’écarter les facteurs pouvant y porter atteinte. À ce titre, l'éthique devient une posture fondamentale de l’acheteur responsable.

L’acheteur s’inscrira donc à minima dans le respect de la légalité et des normes internationales de comportement, mais recherchera également le plus haut niveau d'éthique possible.

L'équipe Achats veillera donc à prévenir toute forme de comportement non éthique comme les différentes formes de corruption, les délits d’affaires (ententes, collusion…), le cautionnement de pratiques douteuses ou anticoncurrentielles, le non-respect des droits de propriété, etc.

Le service Achats démontrera son engagement éthique en formalisant son socle de valeurs à travers différents supports :

• La politique achats responsables : visera à clarifier les objectifs poursuivis par l'organisation, et à présenter les partis pris et les critères retenus dans l'orientation de ces achats ;
• La charte déontologique ou éthique : recensera les engagements, le socle de règles et de valeurs portées et partagées par l’équipe Achats dans l’exercice de sa mission ;
• La charte fournisseur : précisera les attentes de l'organisation envers son fournisseur et le mode de fonctionnement qu'il souhaite donner à leur relation ;
• Une procédure d'alerte : sera mise en place pour prévenir et traiter les comportements non-éthiques.

Ce socle d’engagements devra être accessible publiquement, est promu activement par le service achats auprès de toutes les personnes concernées.

La loyauté des pratiques

Autre aspect majeur de la RSE, la loyauté des pratiques abrite plusieurs notions :

Elle implique d’abord une grande transparence à tous les stades de la relation.

Elle sous-entend également l'égalité des chances entre fournisseurs, et donc l'équité concurrentielle. L'acheteur s’appuiera donc sur ces critères objectifs de sélection et d'attribution d’appels d'offres, de manière à prévenir toute forme de favoritisme et à rendre ses choix explicables et incontestables.

Il évitera aussi les situations de dépendance économique, ainsi que toute prise de décision brutale qui pourrait faire basculer son fournisseur sans délai dans une situation précaire.

En cas de litige, enfin, il privilégiera les méthodes de résolution amiable ou la médiation, et s’abstiendra d'alimenter les situations de blocage ou de recourir trop hâtivement aux voies contentieuses, quand la situation ne le nécessite pas.

Pour aller plus loin sur les mauvaises pratiques d’achats à éviter, sachez que la Médiation Inter-entreprise a publié un petit recueil des 36 mauvaises pratiques, disponibles sur le site www.rfar.fr.

La recherche d’équilibre et d’influence

L’acheteur responsable s’attachera à respecter les intérêts de ses fournisseurs et sous-traitants. Une écoute active et régulière favorisera la compréhension de leurs besoins et la mise en place d’un rapport mutuellement profitable.

Il veillera donc à entretenir une relation équilibrée avec ses fournisseurs. Cet équilibre « gagnant-gagnant » posera les bases d’une collaboration solide, durable et généralement fructueuse.

Préserver l’équilibre contractuel, éviter les abus d’autorité, respecter les délais de paiement, sont autant de variables qui permettront à l’organisation de devenir « supplier friendly », en la dotant d’un pouvoir d’attirer et de fidéliser les fournisseurs.

L’acheteur veillera également à instaurer un climat de dialogue ouvert et régulier. Il sera même attentif à la perception que ses fournisseurs auront de leur relation. Les enquêtes de satisfaction périodiques, revues de contrat ou les retours d’expérience seront autant d’occasions d’enrichir et consolider la démarche, dans une logique d’amélioration continue vers la recherche de performance globale.

Cette approche partenariale et équilibrée n’est pas purement altruiste, ni même naïve. Ces bénéfices se mesurent simplement dans la durée : Elle optimise tout d’abord votre capacité d’influence sur vos fournisseurs. En étant réciproques et partagées, vos exigences d’engagements deviendront légitimes. Ensuite, la prise en compte des intérêts du fournisseur et le partage équitable de la valeur optimiseront vos chances de travailler avec des partenaires en bonne santé, fidèles, performants et ayant les moyens et l’envie, et construire avec vous les solutions dont vous avez besoin, tout en contribuant ensemble au développement durable. Enfin, le potentiel de création de valeurs sera stimulé.

La RSE est une démarche transformante qui revisite la vision même des métiers. Elle mobilisera de nombreuses compétences de la sphère des soft skills de l’acheteur.

Ne négligez jamais l’importance de la posture de l’acheteur responsable, car elle optimisera les chances de réussite de vos projets. Votre leadership et votre capacité à embarquer vos fournisseurs dépendra largement du socle de valeurs sur lesquelles votre démarche reposera.

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Article rédigé avec ❤️ par Franck Babillon