La Norme Achats Responsables ISO 20400 - Tout ce qu'il faut savoir

La norme ISO 20400 : Fondamentaux, Stratégie, Organisation, Processus

 

Nous avons découvert dans le chapitre précédent l'intérêt stratégique d’engager une démarche d’achats responsables.

D’accord, Mais comment faire ? Par où commencer ? Comment éviter les écueils ou les fausses directions. Heureusement, depuis 2017, le référentiel de la norme ISO 20400 offre à tout type d'organisation, quelle que soit sa taille ou son activité, un cadre méthodologique universel pour concevoir, préparer, déployer et valoriser votre stratégie.

Pour autant, cette démarche nécessite un certain niveau de maturité aux achats. Ainsi, la maîtrise des données du portefeuille achat, l'existence de processus partagé, la répartition claire des rôles, la formation, et une bonne vision de la chaîne d’approvisionnement constituent autant d’atouts qui participeront à la réussite du projet.

Si tel n’est pas votre cas, l’engagement dans la démarche demeurera possible, mais il nécessitera un effort supplémentaire de structuration de votre organisation, pour atteindre le niveau de maturité utile.

Avant de rentrer dans le détail de la méthodologie, prêtons-nous d'abord à une rapide présentation de l’architecture de la norme ISO 20400.

La norme se compose de 7 articles :       

• Les 3 premiers portent sur la définition de la vocation de la norme, des références normatives, et sur le glossaire des termes spécifiques utilisés  
• Les articles 4 à 7 proposent ensuite un focus en entonnoir sur les aspects de la méthodologie, en partant du plus général jusqu’au plus spécifique,  
• L’article 4 aborde les notions fondamentales des achats responsables,     
• L’article 5 traite de la stratégie d’achat comme la déclinaison de la stratégie RSE de l'organisation,      
• L’article 6 vise l’adaptation organisationnelle du service achat à l’accueil de la démarche,    
• L’article 7, enfin, aborde le déploiement opérationnel et la valorisation de la démarche au cœur des processus achat.

 

Consacrons une courte présentation à chacun de ces articles.

Article 4 de la norme ISO 20400

L’article 4 compile les principes fondamentaux sur lesquels reposent la démarche d’achats responsables. La plupart sont directement liés à celle de la RSE, dont elle émane. Il s’adresse à toutes les parties prenantes concernées ou impactées par le processus d’achat.

Il définit tout d’abord la notion d'achat responsable, comme vue en introduction. La démarche repose sur les principes essentiels de la RSE, également abordés en introduction, parmi lesquels nous retrouvons la prise en compte l'intérêt des parties prenantes, celle les droits de l'homme, l’éthique, la compliance et l’amélioration continue.

On y retrouve aussi des pratiques plus spécifiques aux achats tels que l’analyse du besoin ou l’analyse en coût global.

Les sept questions centrales de la RSE définissent le périmètre d’actions et d’influence de l’acheteur responsable.

Nous y retrouvons la gouvernance, les droits de l'homme, les relations et conditions de travail, l'environnement, les questions relatives aux consommateurs, la loyauté des pratiques, et enfin les communautés et le développement local. L’article 4 invite à considérer les raisons spécifiques, ainsi que le niveau de motivation de la direction dans son engagement :

S’agit-il de se différencier ? D'activer un projet fédérateur ? De s’adapter au marché ? De rechercher de nouveaux débouchés ? D'attirer des partenaires financiers ? De réduire ses risques ?

La prise en compte de ces facteurs influencera, en effet, le contour et les moyens à mettre en place pour la réussite du projet. 

Dans la méthode, l’acheteur responsable portera son attention sur plusieurs points, consistant à :      

• Identifier, évaluer et hiérarchiser les enjeux, afin de définir ses priorités,       
• Faire preuve d’une diligence raisonnable dans les traitements des enjeux,   
• Exercer une influence sur son écosystème visant au développement des pratiques RSE,   
• Prévenir les comportements non éthiques.

Article 5 de la norme ISO 20400

L’article 5 traite de la conception de la stratégie d’achats responsables. Il s’adresse particulièrement au comité direction de l'entreprise.

La mission des Achats s'inscrit pleinement au service de la stratégie globale. Les objectifs de la politique d’achats responsables chercheront donc à s’aligner sur les objectifs RSE de l'organisation.

La conception de cette stratégie sera élaborée à partir d’une cartographie des enjeux RSE, tant sur la chaîne d’approvisionnement que sur le processus d'achat.

Elle reposera également sur la prise en compte des attentes des parties prenantes internes et externes à l’entreprise.

La direction formalisera son engagement par la rédaction d’une politique exprimant clairement les intentions et valeurs portées par la direction, ainsi qu’un plan d’actions stratégique contenant la feuille de route précise demandée aux achats.

C’est à cette condition que la démarche aura le plus de chance d’être correctement comprise, partagée et déployée efficacement par l’ensemble de l’équipe.

Article 6 de la norme ISO 20400

L’article 6 traite des adaptations organisationnelles inhérentes à la démarche d’achats responsables.

Cet article cible principalement la direction du service achat. En partant d’une analyse de la maturité et de la place de la fonction achat au sein de l’entreprise, il recommande d’intégrer la RSE dans la gouvernance existante du service achat plutôt que d’en créer une parallèle.

Il suggère aussi que les achats participent activement au pilotage des sujets RSE. 

L'accompagnement des personnes dans la démarche joue un rôle déterminant pour créer une culture adaptée : Tous les acteurs impliqués ou concernés par les achats devront comprendre la démarche et leur rôle dans celle-ci.

Le management veillera à fournir les moyens utiles, et devra également intégrer des critères RSE dans la définition des objectifs, leurs évaluations, et dans la politique de motivation.

La fonction achat est invitée à s’ouvrir à la collaboration entre pairs, ou avec d’autres parties prenantes telles que les fournisseurs, concurrents ou acteurs de la filière.

L’équipe achat pourra enfin s’inspirer d’outils existants tels que des guides sectoriels, les référentiels de certification... pour élaborer ses propres outils de pilotage.

La prise en compte et la mobilisation des parties prenantes est également un aspect important.

Leur identification et celles de leurs attentes est nécessaire. La comparaison des enjeux réels (identifiés par l’organisation) avec leur perception par les parties prenantes stratégiques (enjeux perçus) permettra de matérialiser avec plus de finesse les priorités d’actions.

Il convient ensuite de définir les outils de mesure et de reporting pour l’évaluation de la performance et de la progression dans la démarche. La mise en place un dispositif d’alerte permettra de traiter les éventuelles atteintes au droit relevant de la démarche.

Dans un esprit d’amélioration continue, le benchmarking, ou encore les revues de contrat seront autant d’occasions d’enrichir et de nourrir la démarche pour les prochains projets.

On comprend à quel point la démarche d’achats responsables décloisonne la fonction, pour la rendre encore plus transversale en interne et ouverte sur son environnement extérieur.

La RSE est une démarche par essence holistique (globale), et sa déclinaison aux achats suit cet esprit.

Article 7 de la norme ISO 20400

L’article 7 s’intéresse au déploiement opérationnel et à la valorisation de la démarche. 

Il s’adresse particulièrement aux acteurs de l'équipe achat.

Il invite à intégrer la responsabilité dans chaque étape du processus existant. La création d’un processus parallèle risquerait d’isoler la démarche et d’amputer sa cohérence.

Tout d’abord, la stratégie de sourcing responsable reposera sur le travail suivant :       

• La détermination des enjeux prioritaires       
• La définition concertée de critères RSE réalistes et pondérés       
• L’appréciation des coûts sur la totalité du cycle de vie de l’achat       
• L’analyse des besoins et des différentes manières d’y répondre       
• L’appréciation de la capacité des acteurs du marché à répondre au besoin

 

Ensuite, l’intégration de spécifications RSE claires, transparentes et mesurables dans le cahier des charges ou dans le processus de sélection et de qualification des fournisseurs, permettra de prévenir toute forme de contestation possible dans le traitement des référencements ou d’attribution des appels d’offres.

L’adoption par l’équipe achat d’une posture éthique et responsable (légale, équitable, loyale et transparente) à chaque étape de la relation favorisera la confiance et un climat de co-construction.

Concernant la gestion de contrat, l’acheteur responsable portera une vigilance particulière à la phase de lancement, la vie du contrat, la gestion de la défaillance fournisseur ou encore de la fin de vie des biens.

En fin de contrat ou de processus, il procédera à la revue de contrat, enquête de satisfaction, et dressera en synthèse des fiches de retours d'expérience, qui permettront d’enrichir et d'améliorer en continu la démarche.

Avant dans rentrer dans les rouages méthodologiques de la norme ISO 20400, nous allons d’abord appréhender les impacts de l’approche d’achats responsables sur les 4 préoccupations centrales du quotidien des achats :

• Le besoin
• Le produit
• Le fournisseur
• Le processus de la relation fournisseur

 

Swott - Tous droits réservés 

Rédigé avec ❤️ par Franck Babillon