Le Cube stratégique Achats [Pilier n°2]

Si certains préféreront se fier à leur instinct, d’autres préféreront définir une stratégie comme socle du lancement d’une dynamique Achats ! Alors une dynamique Achats c’est quoi et à quoi va vous servir le Cube stratégique aux Achats. 

Un besoin de compétitivité, des fournisseurs peu remis en question, un service Achats qui n’existe pas ou ne sait pas trop où il va, le cube stratégique va être le fil conducteur, l’uniforme de l’acheteur du 21ème siècle, un processus aussi rassurant qu’un chat qui ronronne.

Consistant à la fois en les directions que vous souhaitez emprunter et les principaux moyens que vous allez vous donner pour y parvenir, la définition d’une stratégie s’impose à tous.
Mais alors, comment définir une stratégie Achats ? Existe-t-il une méthodologie à suivre pour y arriver ?

Le cube stratégique aux Achats est un processus de réalisation d’une stratégie Achats en 6 étapes.

Pour réaliser une stratégie Achats efficace, il faut s’assurer de prendre en compte l’ensemble des composantes. C’est le rôle du cube stratégique.
Il permet de définir un plan précis à mettre au service de l’entreprise et définit en conclusion les priorités d’actions financières & organisationnelles.

Il offre une direction cohérente qui aligne :

• Les objectifs
• Les moyens
• Les ressources allouées
• L’organisation opérationnelle qui en découle.

Le suivi du processus stratégique, permettra d’écrire votre stratégie tout en aboutissant sur un plan d’action précis à mettre au service de l’entreprise et d’atteindre les résultats attendus souvent financiers. Ce plan sera modélisé au travers des priorités d’actions financières qui permettront de prioriser sur les sujets Achats à optimiser en premier mais également des priorités organisationnelles qui définiront les besoins de structuration du service, formation, etc.
Étant donné qu'il n'y a pas deux entreprises identiques, il n'existe pas de norme absolue à suivre pour établir un plan stratégique, le cube stratégique a été éprouvé et s’adapte à toutes les tailles secteurs d’entreprise.

La rédaction de votre stratégie peut sembler une tâche fastidieuse, le cube synthétise le processus en 6 étapes :

La 1ère étape sera la réalisation de votre tableau de bords. Le tableau de bord est un outil de synthèse qui permet de suivre les datas chiffrées et leur évolution. Le minimum pour définir une stratégie est de construire un tableau de bords financier, les éléments relatifs à l’utilisation des outils et processus, la performance fournisseurs, qualité, délais pour être construits plus tard s’ils ne sont pas accessibles facilement. On ne peut améliorer que ce que l’on peut mesurer ! Le tableau de bords sera un outil central vous permettant de prioriser sur les enjeux financiers mais également d’identifier des situations à risques, il est le point de départ pour démarrer l’étape 2, la réalisation de l’analyse internes aux Achats aussi appelée analyse IN.

La 2ème étape vise à identifier les forces et faiblesses de l’entreprise aux Achats et d’identifier les priorités d’actions selon leur poids financier / risque / intérêt stratégique. Elle est composée de 6 grandes étapes dont notamment le poids des Achats sur le CA vente de l’entreprise, la réalisation de vos 3 paretos Articles, familles, fournisseurs; l’analyse du risque par les datas (parts de marchés fournisseurs et mono sources); l’analyse par les ventes en analysant les produits vendus par votre entreprise (cycle de vie, objectifs de croissance, problématiques de rentabilité par exemple); l’analyse des processus en vigueur (si ils existent), le niveau de compétence Achats des personnes en charge des dépenses de l’entreprise, et pour finir l’analyse de la stratégie de l’entreprise afin d’aligner votre analyse avec la stratégie de l’entreprise qui est censée fixer le cap à donner. (Si elle n’existe pas vous êtes libres, il n’est pas rare de voir une stratégie Achats devenir le terreau de la construction d’une stratégie d’entreprise sur des entreprises de type PME)

La 3ème étape sera l’analyse externe aux Achats, aussi appelée analyse OUT. Son objectif sera d’identifier les opportunités et menaces aux Achats. Elle est également composée de 6 étapes qui sont : l’étude du consommateur final et client voire circuit de distribution selon votre secteur d’activité, un benchmark vous permettra d’identifier des choix stratégiques pris aux Achats (technologies différentes, choix de fournisseurs, etc..). Ensuite vous étudierez vos fournisseurs principaux, sont-ils « installés » depuis des années ? Y va-t-il eu des appels d’offres réguliers, les relations sont-elles conflictuelles ou partenariales ? Quelle est la Santé financière de mes fournisseurs principaux ? Notre poids en tant que donneur d’ordres. Y va-t-il une stratégie de gestion du risque sur mes familles d’achats principales ? Sur vos principales familles, étudiez les marchés, positionnez vos fournisseurs principaux sur ce marché et identifiez si des fournisseurs leaders existent avec qui vous ne travaillez pas, analyser leurs spécificités. Enfin, vous pourrez étudier les tendances RSE, Les tendances du secteurs, côté fournisseurs, côté concurrents, circuits de distribution, etc. afin d’identifier des leviers RSE qui pourraient être intégrables à votre plan stratégique !

La 4ème étape est celle de la synthèse stratégique. Extrêmement répandue, la matrice SWOT est un outil d’analyse stratégique de l’entreprise qui permet d’obtenir une vision synthétique d’une situation. L’intérêt de cette matrice est qu’elle permet de rassembler et de croiser les analyses interne et externe avec les environnements micro et macro de l’entreprise, vous allez synthétiser votre analyse IN et OUT :

• Le diagnostic interne :
• Les Forces, qui sont les facteurs internes à l’entreprise et qui lui procurent un avantage sur les concurrents
• Les Faiblesses de l’entreprise, qui sont les facteurs internes négatifs qui peuvent se révéler néfastes pour l’organisation au regard de la concurrence et qui peuvent être améliorés
• Le diagnostic externe :
• Les Opportunités qui sont les situations externes, propres à l’environnement dans lequel évolue l’entreprise et qui peuvent procurer un avantage concurrentiel à l’entreprise et sur lesquelles on peut prendre appui
• Les Menaces qui sont des situations externes défavorables qui peuvent influencer négativement les performances de l’entreprise qui ont pu être identifiées au cours notamment de l’analyse de la concurrence ou de marché.

Cette analyse va vous permettre ensuite de définir un plan précis à mettre au service de votre entreprise. Vous pourrez également commencer à synthétiser vos principaux segments d’achats sur la matrice stratégique à 16 cases (que l’on peut remplacer par la matrice de Kraljic mais nous verrons dans les prochains modules que la matrice Stratégique à 16 cases permet de plus facilement synthétiser la situation et les objectifs fondamentaux du plan stratégique)

La 5ème étape sera la définition de vos priorités d’actions organisationnelles et financières, Cette synthèse stratégique, Va vous permettre d’agir efficacement en définissant vos priorités d’action ils seront financiers et organisationnels. Concernant les priorités d’actions financières, on procède généralement par vagues car cela permet de ne pas lancer tous les projets en même temps. Il est conseillé de prioriser et de limiter (selon l’organisation et les ressources disponibles) le nombre de projets. D’une manière générale, par vagues de projets :

• Lancer un projet ultra stratégique (Poids financier + risques + enjeux + avantage compétitif)
• Lancer un projet intermédiaire (poids financier) avec un fort potentiel de gains identifié
• Lancer un projet simple avec un fort potentiel pour renforcer l'avantage compétitif de l’entreprise

Ensuite nous avons les priorités d’actions organisationnelles, qu’ils fonctionneront également par vagues. Ces priorités seront définies autour de trois critères : les processus c’est-à-dire définir et harmoniser les pratiques au sein de l’entreprise, les datas À savoir les nomenclatures et la bonne intégration des données pour une parfaite maîtrise, les besoins de formation des personnes en place, et les éventuels besoins de recrutement liés À charge de travail ou au manque de ressources.

La 6ème et dernière étape sera la préparation de la mise en œuvre, il s’agit maintenant de préparer votre plan stratégique sous la forme d’un document (présentation) et de prendre rendez-vous avec votre direction pour lui présenter votre analyse.
A partir de là, on entre dans la phase de « kick off » CAD une lettre émise par la direction qui va informer l’ensemble des services et les collaborateurs du démarrage des achats et de ses objectifs.

Vous passerez ensuite à l’entonnoir projets qui sera votre fil conducteur pour mener les projets Achats.


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