Tout ce que vous devez savoir sur la gestion des approvisionnements aux Achats

La gestion de l’approvisionnement est stratégique pour les entreprises.

On ne bâtit pas une organisation durable sur du sable. La montée en maturité aux Achats, de même qu'une entreprise qui fonctionne correctement ne peut passer outre une organisation approvisionnement performante.

Globalement, elle participe à la maîtrise de la rentabilité par l'amélioration de la supply chain.

Si de nombreuses méthodologies existent, nous allons dans cet article vous présenter un fil conducteur de toutes les phases liées aux approvisionnements accompagnés d'exemples précis issus de plus de 40 missions réalisées en entreprises.

La meilleure méthodologie ? Ce sera la vôtre ! Elle tiendra compte des spécificités de votre secteur d’activité et de vos besoins, mais avec quelques clés, vous gagnerez un temps précieux ! 😄

Définition et rôle(s) des approvisionnements dans les entreprises.

La fonction approvisionnement organise, planifie et suit l'approvisionnement des besoins de l'entreprise puis réceptionne et contrôle les factures puis valide la liasse documentaire (Composition type : Bon de commande + Accusé de réception de commande + Bon de livraison + Facture fournisseur) pour transmission au service comptabilité qui pourra ainsi comptabiliser la facture et procéder au règlement des fournisseurs.

Sa mission revient sur le fond à définir des règles durables en coordination avec les parties prenantes pour éviter tout risque de rupture tout en maintenant un équilibre sur les coûts de possession de stock.

Achats et approvisionnements quelle imbrication ? 

Les fonctions « Achats » et « Approvisionnement » ne sont dissociées qu'à partir du niveau 3 de maturité Achats des entreprises sur les 5 existants. (cf pyramide).

Les fonctions ne sont pas dissociées avant ce stade structurel où la mise en place d'une fonction Achats visant à aller vers la triple performance économique sociale et environnementale prends tout son sens. 

La structuration d'un service approvisionnement fonctionnel représente la base de la maturité Achats d'une entreprise dans la gestion de ses dépenses ! Il ne sert à rien d'essayer de monter en maturité Achats ou faire des gains si les approvisionnements ne sont pas correctement organisés.

Comment mettre en œuvre une stratégie Achats RSE si on passe ses journées à gérer les ruptures ? 

Je vous invite à consulter la vidéo qui va suivre qui détaille les différents niveaux de maturité de la fonction Achats en commençant par le niveau 1 - Passage de commande qui passe en Niveau de maturité 1 - Création d'un service approvisionnements ! 

Structurer ses approvisionnement est donc la base pour pouvoir monter aux niveaux supérieurs aux Achats. 

Les deux fonctions sont complètement liées et se dissocient une fois que les Achats atteignent une dimension moins opérationnelle et de plus en plus projets et stratégique ! 

Quelles sont les principales actions d'un service approvisionnement ? 

Nous pourrions lister les actions suivantes :

1- Structurer avec les parties prenantes les nomenclatures des différents produits achetés par l'entreprise en partant des produits vendus par celle-ci 

Exemple :

Article_vente_12345 1 carton de 6 bouteilles de vin Paul Baquant  =

• 1X Cart_1451 Carton pour bouteille 75 cl bordelaise +
• 6X Bout_3245 Bouteille type bordelaise 75 cl en verre +
• 6X Etiq_9898_R Étiquette Paul Baquant Recto +
• 6X Etiq_9898_R Étiquette Paul Baquant Verso +
• 6X Bouch_3060 Bouchons en liège pour bouteille 75 cl bordelaise +
• 6X Caps_75L_6656 Capsule de surbouchage pour bouteille 75 cl bordelaise design Paul Baquant

2- Intégrer ces éléments dans l'informatique et s'assurer que les stocks sont tenus à jour informatiquement et physiquement au travers d'inventaires physiques réguliers.

Exemple : Création des 6 articles Achats avec toutes les informations nécessaires (Fournisseurs, prix, délais, poids, impact CO₂) et Article vente si nécessaire avec nomenclatures liées.

Source Extraits formations swott.

3- Construction du processus opérationnel approvisionnement et intégration dans l'ERP de l'entreprise

3- Identifier les outils disponibles pour avoir une vision des besoins à venir. Quelle visibilité avons-nous sur les ventes ? 

Exemple : Combien je vais vendre de l'Article_vente_12345 1 carton de 6 bouteilles de vin Paul Baquant sur les prochains jours, mois, années ? (selon l'activité les niveaux de visibilités sont différents) 

4-Structurer les outils de planification du besoin et les règles sur la base de ce qui est disponible. Visibilité, Outils disponibles (ERP capable de générer les commandes à faire sur la base de règles définies), etc.

Ces règles détermineront avec les Achats les couvertures de stocks minimum/ maximum en lien :

• Les besoins issus des ventes,
• La durée de vie des produits,
• Les quantités de commandes (recherche des quantités économiques de commande),
• Les délais de réapprovisionnement à date d'émission du bon de commande,
• Les contraintes liées aux niveaux de stock, car il faut trouver l'équilibre Sur-stock ou Sous-stock engendrent des coûts (pertes liées à l’arrêt de la production, coûts des ruptures, risques de détérioration, besoin de ressources supplémentaires pour le stockage…) ;

Exemple : Création d'un fichier Excel qui récupère les niveaux de stocks automatiquement ainsi que le prévisionnel de vente transcrit en besoin de matières grâce aux nomenclatures. 

 

5- La planification, le passage des commandes de réapprovisionnement (fréquence et dates d'émission des bon de commandes), le suivi du bon déroulement jusqu'à réception.

6- La réception, le contrôle des factures et la validation de la liasse documentaire.

Composition type de la liasse documentaire : Bon de commande + Accusé de réception de commande + Bon de livraison + Facture fournisseur.

Ce dossier est transmis au service comptabilité (par voie électronique ou physique) qui pourra ainsi comptabiliser la facture et procéder au règlement des fournisseurs.

Quelles sont les différentes règles et outils pour des approvisionnements efficaces ?

Nous ne rentreront pas ici dans le détails des règles d'approvisionnement, mais nous aborderons les principales méthodologies utilisées.

Les méthodes basées sur l'analyse :  

– La méthode "empirique" basée sur l'historique : (ma préférée quand les prévisions sont incertaines voir absentes) 

L’analyse des besoins des mois précédents ou de l'année précédente (si saisonnalité) accompagnée des éventuels événements exceptionnels (promotions, opérations commerciales) détermine les besoins à planifier sur les semaines et mois à venir. 

Il convient alors de définir des règles de couvertures de stocks en fonction des quantités de commandes et de passer une commande selon le besoin dans ce tunnel. 

Souvent des règles différentes sont définies selon les types de produits. (Forts volumes de consommation et faibles volumes de consommation, nouveaux produits sans historique, etc.) 

– La méthode prévisionnelle :

La méthode prévisionnelle est basée sur les perspectives de ventes données par les services commerciaux / de prévisions / souvent modélisées dans les budgets. 

Les règles de réapprovisionnement utiles : 

- Le réassort à stock / Couverture maximum ou minimum (Tunnel) 

L'approvisionneur définit un niveau de stock ou une couverture (en jours / mois) maximum et minimum et positionne ses commandes quand le stock mini est atteint ou proche d'être atteint. 

Je préfère la notion de couverture sur les articles à forts volumes réguliers vs stock en quantités. Car une donnée de stock quantitative peut ne plus devenir représentative si les besoins évoluent, elle doit constamment être réajustée en fonction du prévisionnel, c'est là que le KPI couverture est très pertinent. 

Par contre sur des petites références qui tournent peu, l'inverse se produit ! Un stock très faible peut représenter une couverture énorme ! Dans ce cas, un stock minimum de sécurité qui peut représenter plusieurs années de stock sur le papier pour quelques dizaines voir centaine d'euros de valeur sera nécessaire pour assurer un stock suffisant en cas de commande. (Attention à prendre en considération la durée de vie produits) 

L'approvisionneur complète la quantité manquante pour atteindre le stock maximum à intervalles réguliers de planification (hebdo ou bi-mensuel voire mensuel ou trimestriel selon les portefeuilles) :

Schématisation :

Attention ! Après avoir mis en œuvre des systèmes d'approvisionnements dans plusieurs PME industrielles, je précise qu'il revient à l'approvisionneur de gérer son temps pour être productif ! Créneau (Hebdomadaires / Bi-mensuel / Mensuel voir Trimestriel) dédiés à la gestion des approvisionnements.

Appelons cela des "Points Planification"

Si vous commandez 1500 références d'étiquettes par exemple dont certaines font la même taille et sont idéalement à fabriquer ensemble (en amalgame), aucun stock ou niveau de couverture ne tombera pile à son niveau d'enclenchement de commande au même moment.

Prenons l'exemple ci-dessous, vous êtes en plein point planification : 

Vous avez ici 4 références dont le niveau de couverture se situe entre 2 et 3,5 mois de couvertures, deux sont en vert et 2 sont en rouge par rapport au fait que vous estimez que le stock mini est de 3 mois. 

Dans ce cas, allez-vous commander 2 références seulement ou les 4 sachant que votre prochain point est dans 15 jours par exemple ? 

Ce sera à vous de décider... Personnellement je commande les 4 pour tout remettre à niveau et optimiser ma charge de travail administrative, celle chez le fournisseur, les runs de fabrications, les livraisons, les factures à valider et à payer derrière. 

OK, et ensuite comment optimiser les quantités de commandes ? 

Les quantités de commandes seront basées sur les QEC Quantités économiques de commandes définies par les Achats en lien avec les fournisseurs. (Camions complets, Palettes, Cartons, Quantités par rouleaux, Autres, Pas de contraintes)

Exemple si lors de l'intervalle prévu de commande, 2 camions complets permettent d'être un peu en dessous du stock maxi ou 3 largement au-dessus, l'approvisionneur devra choisir ne pouvant jamais tomber "pile" sur le stock Maxi.

Mon conseil est, dans la mesure du possible de rester au-dessus. Le moins possible mais au-dessus ! (Si votre trésorerie le permet) 

Sur Excel ou dans un ERP, vous devrez à la fois suivre les niveaux de couvertures mini maxi, automatiser les scénarios de commandes et les alertes (code couleurs), une commande va se générer automatiquement et vous devrez affiner et prendre des décisions pour optimiser au mieux les coûts à l'achats (QEC), Votre productivité et la charge induite en interne liée au nombre de commandes reçues. 

Pourquoi vous devez connaître vos délais d'approvisionnement ? 

Le délai d’approvisionnement pourrait correspondre au temps que mets le fournisseur pour nous livrer… cependant il serait incomplet.

Le délai d’approvisionnement doit prendre en compte plusieurs éléments afin que l’entreprise ne tombe pas en rupture de stock :

• Le délai de connaissance de mise à jour du niveau de stock, avec les système informatisés, les stocks sont censés être tenus à jour.  pour se rendre compte que son stock a atteint le point de commande (NB : dans les systèmes informatisés actuels, ce temps est nul. Le seul risque est lié à l’écart entre le stock physique et le stock informatique).
• Le délai administratif de passation de la commande qui représente le temps passé par le gestionnaire pour passer la commande auprès du fournisseur.
• Le délai administratif de traitement de la commande qui équivaut au temps passé par le fournisseur pour enregistrer la commande.
• Le délai de validation des parties prenantes internes graphiques par exemple (cas des BAT d'impression) validés par le service communication.  
• Le délai fournisseur qui représente le temps que mis par le fournisseur pour livrer la commande une fois celle-ci enregistrée.
• Le délai de réception de la commande qui représente le temps passé pour contrôler, réceptionner et traiter administrativement la commande.

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