Achats publics : Le cahier des charges

Le cahier des charges

Le cahier de clauses techniques 

Le cahier des clauses techniques décrit les prestations objet du marché. Il n’y a pas d’obligation de forme, par contre l’opérateur qui soumissionne est amené à l’accepter sans réserve. C’est donc un document contractuel majeur qui engage le titulaire à s’y conformer tout au long de l’exécution du marché. L’acheteur peut s’aider de cahier des charges types mis à disposition par les pouvoirs publics. Si le cahier des charges n’a rien de particulier, ce qui est assez rare, l’acheteur peut utiliser un CCTG cahier des clauses techniques générales, qui fixent les stipulations techniques applicables à toutes les prestations d’une même nature. Il existe notamment un CCTG travaux. 

Dans la grande majorité des cas il est nécessaire de rédiger un document particulier, un CCTP, P comme particulier, reflétant au mieux le besoin, les attentes spécifiques de l’organisme public. L’effort de précision est très important faute de quoi le candidat aura toute liberté de proposer ce qui l’arrange. 

Citons par exemple les points suivants devant faire l’objet d’une précision sans faille: 

• Les attentes en terme du respect de normes de spécifications techniques exigées 
• Les attentes en terme de délai d’exécution, de conditions de livraison, de service après vente, de disponibilité du titulaire 
• Les attentes en termes de documents à fournir, d’accès à des outils numériques de suivi, de présence obligatoire à des réunions de chantier ou d’exploitation  

Pour ne pas être attaquable, et limiter le risque juridique ou économique (absence de réponses ou manque de bonnes réponses) :  

• Le contenu doit être rédigé de façon claire et impartiale 
• Il doit tenir compte des usages et des caractéristiques du secteur concerné  

Le but est d’éviter d’exclure arbitrairement certains candidats. Parmi les bonne pratiques à ne pas oublier citons :

• Evoquer les objectifs à atteindre, les enjeux sous-jacents et pas seulement les besoins primaires 
• Formuler tous les besoins sans exception 
• Evoquer les attentes sur la durée du marché et ne pas se contenter d’une vision à l’instant T 
• Faire un effort de rédaction, bien « aérer «  le document afin qu’il ne soit pas rébarbatif à lire 
• Eviter d’exagérer les attentes en demandant des choses infaisables ou inutilement le coûteuses 
• Ne pas hésiter à joindre des annexes facilitant la compréhension du cahier des charges comme par exemple des plans  

Le cahier des clause administratives  

Il constitue la seconde pièce du cahier des charges et est naturellement obligatoire. Elle est incontestable et s’impose aux deux parties. Le cahier des clause administratives contient les stipulations administratives et juridiques régissant le contrat. Suivant la nature de l’achat, Les acheteurs peuvent se baser sur les documents généraux suivants : 

• CCAG-FPS comme fournitures courantes et services 
• CCAG-Travaux 
• CCAG-PI comme prestation intellectuelles 
• CCAG-MI comme marchés industriels 
• CCAG-TIC comme technologies de l’information et de la communication 

Dans la majeur partie des cas un CCAP, P comme particulier est rédigé afin de coller au mieux aux spécificités du marché. Dans le cas contraire il suffira d’indiquer que le CCAG s’applique : Si un point administratif n’est pas évoqué dans le CCAP c’est alors le CCAG qui s’applique sur le sujet concerné. 

Particulier ou général le cahier des charges administratif se doit de stipuler les clauses suivantes : 

• La durée du marché et le nombre éventuel de reconductions 
• L’ordre de priorité des pièces contractuelles 
• Les obligations de confidentialité 
• Les obligations du titulaire notamment en terme d’assurance 
• La forme du prix, unitaire et/ou forfaitaire 
• Les conditions de passation des bons de commandes ou ordres de services et les mentions devant obligatoirement y figurer 
• Les modalités de variation du prix 
• L’avance faite au titulaire 
• Les modalités de règlement 
• Les clauses de cession de marché 
• Les pénalités sanctionnant un défaut exécution, un dépassement de délai ou tout autre manquement 
• Les moyens confiés au titulaire (aménagement de locaux, accès à des lieux sécurisés…) 
• Les modalités d’admission et réception des prestations 
• Les modalités de résiliation 
• Les modalités de règlement amiable d’éventuels litiges 
• Les modalités d’indemnisation du titulaire dans le cas d’un minimum de commandes non atteint 
• La protection des données personnelle 
• La durée du contrat et les modalités de reconduction 

Durée du marché 

La durée du contrat est un élément très important car elle est déterminante dans l’élaboration de l’offre du candidat. Le pouvoir adjudicateur est libre de fixer comme il l’entend la durée du marché en fonction de sa nature et des objectifs qu’il poursuit. Ecartons d’emblée la notion de durée indéterminée qui est interdite. 

On distingue 2 cas de figure: 

• Le marché à durée ferme 
• Le marché avec une durée déterminée pouvant être reconduite un certain nombre de fois 

Si la prestation objet du marché nécessite un investissement conséquent de la part du titulaire et/ou une mise en œuvre complexe, l’acheteur choisira une durée ferme d’au moins 3 ou 4 ans. Le but est aussi de ne pas relancer à des dates trop proches une procédure constituant un travail conséquent. Choisir un marché avec reconduction permet de se laisser la possibilité de sortir facilement sans déclencher une procédure lourde de résiliation anticipée. Un marché peut prévoir plusieurs reconductions à conditions que celles-ci soit d’une durée égale à la première période. 

Par exemple, le marché ont envisagera un marché d’une durée d’1 an reconductible 2 fois soit 3 ans maximum ou un marché de 2 ans reconductible 1 fois soit 4 ans maximum.  

La reconduction est tacite si l‘acheteur  ne sait pas manifesté auparavant en respectant le préavis.

Pénalités 

Les pénalités comptent parmi les clauses méritant la plus grande attention. Elles constituent un levier indispensable pour s’assurer de la bonne exécution du marché. En effet, nombre d’entreprise en tendance à survaloriser leur offre pour emporter le marché en se disant qu’au moment de l’exécution on trouvera une moyen de s’arranger. La pénalité devient donc un des outils pour ramener le titulaire dans le droit chemin…à condition qu’elles soient bien proportionnées. 

Pour les marchés de travaux comme pour les fournitures et services les pénalités du CCAG sont souvent trop faibles pour constituer un véritable levier. 

Au CCAP, Il convient de proposer des pénalités assez dissuasives sous la forme suivante : 

• Une pénalité forfaitaire par jour de retard sanctionnant un retard 
• Une pénalité forfaitaire ou proportionnée au montant du marché sanctionnant un défaut d’exécution 

Il est important de « caper » ces pénalités en indiquant un seuil limite. En effet la jurisprudence a déjà donné raison à des entreprises titulaires pour se soustraire au versement de pénalités dites abusives. Par pénalité abusive on entend souvent un montant disproportionné par rapport au montant du marché.

Auteur : Gilles Raynal

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