Achats Responsables : Diagnostic de maturité achats responsables

 Diagnostic de maturité achats responsables

Nous savons désormais à quel point les achats responsables modifie l’ADN de la fonction achat. Passer de la performance économique à la triple performance modifie la vision, la culture, les pratiques et les outils du métier.

La norme ISO 20400, qui définit les lignes directrices et les bonnes pratiques en matière d’achats responsables, regorgent de recommandations pour développer une démarche efficace et durable.

Les articles 6 et 7 de la norme sont d’ailleurs consacrés à la question de l’intégration de la responsabilité au sein de la fonction achat, ainsi que dans le processus achat.

Grâce à ces recommandations, il est possible d’élaborer un questionnaire de maturité visant à évaluer le niveau de départ du service achat point par point, qui permettra d’en déduire les priorités d’actions organisationnelles utiles à l’accueil de la démarche responsable.

Selon l’entreprise ou l’activité, l’importance des critères pourra varier. Chaque entreprise évaluera donc le niveau d’importance de ces critères selon ses spécificités. Le rapport entre le niveau de maturité estimé et le niveau importance accordé permettra de hiérarchiser les actions à mener. 

En nous inspirant de la norme ISO 20400 et du référentiel du Label Relations Fournisseurs et Achats Responsables, nous vous proposons ici un exemple possible de questionnaire de maturité.

Une première série de questions permettra de situer l’engagement achats responsables dans son contexte d’entreprise :

• L’entreprise est-elle déjà engagée dans une démarche en rapport avec la RSE (ISO 14001 ou autre) ?
• L’engagement de la direction générale en faveur d’une démarche RSE et d’achats responsables est-il clairement formalisé et officiel ?
• Des objectifs RSE spécifiques, mesurables et réalistes ont-ils été définis ?
• Le service Achats est-il associé à la gouvernance de la démarche RSE ?

Une seconde série de questions s’intéressera ensuite à l’organisation et aux pratiques du service achats : 

• Le service achats dispose-t-il d’un cadre formalisé : stratégie, politique, chartes, ou code de conduite ?
• La dimension RSE y est-elle présente ?
• Vous pouvez mesurer le niveau de professionnalisme des achats : Les achats et les approvisionnements sont-ils distincts ?
• Le rôle de chaque équipier est-il bien défini et compris des autres ?
• Les équipiers achats sont-ils formés aspects techniques et éthiques des achats ?
• La gestion des achats fait-elle l’objet de tableau de bord ?
• Quels types de leviers sont activés aux Achats lorsque des catégories sont optimisées ?
• Les leviers commerciaux sont-ils activés avec, par exemple, des appels d’offres, de la massification, des contrats pluriannuels ?
• Des leviers techniques TCO sont-ils activés comme la standardisation, l’écoconception, l’amélioration de la productivité par les Achats ?
• Le niveau d’activation de leviers d’optimisation dans les  projets d’optimisations sur les catégories Achats est un indicateur puissant du niveau de performance et de maturité d’un service Achats. Des procédures achats (sélection, qualification, appel d’offres, attribution, contrat, facturation, traitement des litiges) sont-elles formalisées ?
• Et la dimension RSE y est-elle intégrée ?
• Les équipes achats sont-elles formées aussi sujet Développement Durable et de la RSE ?
• La politique d’évaluation et de motivation de l’équipe achats est-elle formalisée ? Si oui, inclut-elle des critères RSE ?
• Y a-t-il une politique de gestion des risques de la chaîne d’approvisionnement et des pratiques achats ?
• Les risques RSE sont-ils également identifiés et évalués ?
• Le service achats exerce-t-il veille réglementaire ?
• Une veille de marché ?
• Les outils de pilotage de la performance achats (tableau de bord, KPI) comprennent-ils des indicateurs RSE ?
• L’analyse fonctionnelle est-elle prise en compte dans la détermination du besoin ?
• L’approche en cycle de vie et les critères RSE sont-ils pris en compte dans le choix des produits et services achetés ?
• La méthode du coût total de possession (TCO) est-elle utilisée pour analyser les offres ?
• Le service achat s’inspire-t-il de ses pairs, de ses concurrents ou des acteurs de sa filière pour améliorer ses pratiques ?
• Est-il lui-même contributeur ?
• Le service achats participent-ils au développement local et à l’ancrage territorial de son entreprise ?

Une dernière série de questions visera à inspecter la qualité de la relation fournisseur :

• Existe-t-il une charte fournisseur ? Si oui, intègre-t-elle une dimension RSE et de loyauté des pratiques ?
• Des mesures sont-elles prises pour éviter les risques de dépendances réciproques ?
• La collaboration avec les fournisseurs stratégiques est-elle favorisée ? Si oui, de quelle manière ?
• La gestion des appels d’offre et les règles d’attributions sont-elles loyales (transparence, égalité des chances, objectivités des critères) et formalisées ?
• Les principaux documents contractuels (CGA, contrat…) garantissent-ils l’équilibre de la relation ? Les délais de paiement sont-ils respectés ?
• Le service achats a-t-il mis en place un dispositif d’écoute active de ses fournisseurs ?
• Existe-t-il un dispositif d’alerte pour les risques éthiques, connu des parties prenantes ?
• Un médiateur indépendant est-il identifié des fournisseurs pour faciliter la résolution amiable des litiges ?
• Un dispositif d’amélioration continue est-il en place (revue de contrat, retour d’expérience, plan de progrès) ?

Ce questionnaire visite les moindres recoins du service achats. Une analyse documentaire des principaux outils et documents utilisés par le service Achats sera toutefois nécessaire pour compléter ce diagnostic. 

Il convient ainsi de parcourir les politiques, chartes et codes identifiés, les procédures, ainsi que les conditions générales d’achat, les principaux contrats ou clausiers, les cahiers des charges, les procédures…

Cette étude permettra de repérer les anomalies, les zones à risques et les critères RSE pertinents à intégrer. Pour conclure, le diagnostic de maturité Achats RSE est un travail de précision. Il montre à quel point la responsabilité influence chaque aspect de la fonction. C’est pourquoi il est préférable d’entamer une démarche d’achats RSE sur le fondement d’un niveau de maturité relativement élevé.

Le travail de montée en maturité sera, en effet, facilité et si l’organisation du service repose déjà sur des bases solides.

Une entreprise de niveau 1 de maturité Achats sera dans l’incapacité de lancer efficacement une démarche Achats responsable. 

Le diagnostic permet d’identifier et de hiérarchiser les priorités d’actions organisationnelles. La progression se fera par vagues successives, jusqu’au plus haut niveau de maturité.

Cela peut prendre du temps. Tout ne peut pas être fait d’un coup. Ce qui est important, c’est davantage la trajectoire que la destination, qui reste perpétuellement perfectible.

L’intérêt de ce travail introspectif sera notamment de bâtir collectivement un nouveau référentiel de travail, partagé par tous. Le diagnostic vous permettra de ne rien oublier et de construire un cadre robuste !

Auteur : Franck Babillon

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