Les bases des Achats Responsables : Norme ISO 20400

Présentation de la Norme ISO 20400

Nous avons découvert dans le chapitre précédent l'intérêt stratégique d'engager une démarche d'achats responsables.

D'accord. Mais comment faire ? Par où commencer ? Comment éviter les écueils ou les fausses directions ? 

Heureusement, depuis 2017, le référentiel de la norme ISO 20400 offre à tout type d'organisation, quelle soit sa taille ou son activité, un cadre méthodologique universel pour concevoir, préparer, développer et valoriser votre stratégie.

Pour autant, cette démarche nécessite un certain niveau de maturité aux achats . Ainsi, la maîtrise des données du portefeuille d'achat, l'existence de processus partagé, la répartition claire des rôles, la formation et une bonne vision de la chaîne d'approvisionnement constituant autant d'atouts qui participeront à la réussite du projet.

Si tel n'est pas votre cas, l'engagement dans la démarche reste possible, mais il nécessitera un effort supplémentaire de structuration de votre organisation, pour atteindre le niveau de maturité utile.

Avant de rentrer dans le détail de la méthodologie, prêtons-nous d'abord à une présentation rapide de l'architecture de la norme ISO 20400 :

La norme se compose de 7 articles :

• Les 3 premiers portent sur la définition de la vocation de la norme, des références normatives, et sur le glossaire des termes spécifiques utilisés ;
• Les articles 4 à 7 proposent ensuite un focus en entonnoir sur les aspects de la méthodologie, en partant du plus général jusqu'au plus spécifique;
• L'article 4 aborde les notions fondamentales des achats responsables ;
• L'article 5 traite de la stratégie d'achat comme de la déclinaison de la stratégie RSE de l'organisation ;
• L'article 6 vise l'adaptation organisationnelle du service d'achat à l'accueil de la démarche ;
• L'article 7 , enfin, a abordé le déploiement opérationnel et la valorisation de la démarche au cœur des processus d'achat.

Consacrons une courte présentation à chacun de ces articles.

Article 4 : Les fondamentaux

L'article 4 compile les principes fondamentaux sur lesquels reposent la démarche d'achats responsables. La plupart sont directement liés à celle de la RSE, dont elle émane.

Il s'adresse à toutes les parties concernées ou impactées par le processus d'achat.

Il définit tout d'abord la notion d'achat responsable, comme vue en introduction.

La démarche repose sur les principes essentiels de la RSE , également améliorés en introduction, parmi lesquels nous retrouvons la prise en compte de l'intérêt des parties prenantes , celle les droits de l'homme , l'éthique , la compliance et l'amélioration continue. On y retrouve aussi des pratiques plus spécifiques aux achats tels que l'analyse du besoin ou l'analyse en coût global .

Les 7 questions centrales de la RSE déterminent le périmètre d'actions et d'influence de l'acheteur responsable. Nous y retrouvons la gouvernance, les droits de l'homme, les relations et conditions de travail, l'environnement, les questions relatives aux consommateurs, la loyauté des pratiques, et enfin les communautés et le développement local.

L’article 4 invite à considérer les raisons spécifiques, ainsi que le niveau de motivation de la direction dans son engagement : S’agit-il de se différencier ? d’activer un projet fédérateur ? de s’adapter au marché ? de rechercher de nouveaux débouchés ? d’attirer des partenaires financiers ? De réduire ses risques ? La prise en compte de ces facteurs influencera, en effet le contour et les moyens à mettre en place pour la réussite du projet. 

Dans la méthode, l'acheteur responsable portera son attention sur plusieurs points , consistant à :

• Identifier, évaluer et hiérarchiser les enjeux, afin de définir ses priorités ;
• Faire preuve d'une diligence raisonnable dans les traitements des enjeux ;
• Exercer une influence sur son écosystème visant au développement des pratiques RSE;
• Prévenir les règles non éthiques.

Article 5 : Intégrer la stratégie RSE dans la politique d'achat

Article 6 : Organisateur la fonction achats pour accueillir la démarche d'Achats responsables

L'article 6 traite des adaptations organisationnelles inhérentes à la démarche d'achats responsables.

Cet article cible principalement la direction du service achat.

En partant d'une analyse de la maturité et de la place de la fonction d'achat au sein de l'entreprise, il recommande d'intégrer la RSE dans la gouvernance existante du service d'achat plutôt que d'en créer une parallèle. Il suggère aussi que les achats participent au pilotage des sujets RSE.

L'accompagnement des personnes dans la démarche joue un rôle déterminant pour créer une culture adaptée : Tous les acteurs impliqués ou concernés par les achats devront comprendre la démarche et leur rôle dans celle-ci. 

Le management veillera à fournir les moyens utiles, et devra également intégrer des critères RSE dans la définition des objectifs, leurs évaluations, et dans la politique de motivation. La fonction achat est invitée à s’ouvrir à la collaboration entre pairs, ou avec d’autres parties prenantes telles que les fournisseurs, concurrents ou acteurs de la filière. L’équipe achat pourra enfin s’inspirer d’outils existants tels que des guides sectoriels, les référentiels de certification... pour élaborer ses propres outils de pilotage.

La prise en compte et la mobilisation des parties prenantes sont également un aspect important. Leur identification et celles de leurs attentes sont nécessaires. La comparaison des enjeux réels (identifiés par l'organisation) avec leur perception par les parties stratégiques (enjeux perçus) permettra de matérialiser avec plus de finesse les priorités d'actions.

Il convient ensuite de définir les outils de mesure et de reporting pour l'évaluation de la performance et de la progression dans la démarche. La mise en place d'un dispositif d'alerte permettra de traiter les éventuelles atteintes au droit pertinent de la démarche.

Dans un esprit d'amélioration continue, le benchmark, ou encore les revues de contrat seront autant d'occasions d'enrichir et de nourrir la démarche pour les prochains projets.

On comprend à quel point la démarche d'achats responsables décloisonne la fonction, pour la rendre encore plus transversale en interne et ouverte sur son environnement extérieur. La RSE est une démarche par essence holistique (globale), et sa déclinaison aux achats suit cet esprit.

Article 7 : Intégrer la responsabilité du fonctionnement des achats

L'article 7 s'intéresse au déploiement opérationnel et à la valorisation de la démarche.

Il s'adresse particulièrement aux acteurs de l'équipe d'achat.

Il invite à intégrer la responsabilité dans chaque étape du processus existant. La création d'un processus parallèle risquerait d'isoler la démarche et d'amputer sa cohérence.

Tout d'abord, la stratégie de sourcing responsable repose sur le travail suivant :

• La détermination des enjeux prioritaires ;
• La définition concertée de critères RSE réalistes et pondérés ;
• L'appréciation des coûts sur la totalité du cycle de vie de l'achat ;
• L'analyse des besoins et des différentes manières d'y répondre ;
• L'appréciation de la capacité des acteurs du marché à répondre au besoin.

Ensuite, l'intégration de spécifications RSE claires, transparentes et mesurables dans le cahier des charges ou dans le processus de sélection et de qualification des fournisseurs, permettra de prévenir toute forme de contestation possible dans le traitement des références ou d'attribution des appels d 'offres.

L'adoption par l'équipe d'achat d'une posture éthique et responsable (légale, équitable, loyale et transparente) à chaque étape de la relation favorise la confiance et un climat de co-construction.

Concernant la gestion de contrat, l'acheteur responsable portera une vigilance particulière à la phase de lancement, la vie du contrat, la gestion de la défaillance du fournisseur ou encore de la fin de vie des biens.

En fin de contrat ou de processus, il procédera à une revue de contrat, enquête de satisfaction, et dressera en synthèse des fiches de retour d'expérience , qui permettra d'enrichir et d'améliorer en continu la démarche.

Avant de rentrer dans les rouages ​​méthodologiques de la norme ISO 20400, nous allons d'abord appréhender les impacts de l'approche d'achats responsables sur les 4 préoccupations centrales du quotidien des achats : le besoin ; le produit ; le fournisseur, et le processus de la relation fournisseur.

Article rédigé par Franck Babillon, pour Swott

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