Quelle méthodologie pour obtenir les meilleurs résultats dans vos projets Achats RSE ?

Pour mettre en œuvre une dynamique Achat, l’acheteur devient manager de projets ! 

Plébiscitée par de plus en plus de directions Achats, la gestion de projet s'impose dans des structures de toutes tailles comme un mode d'organisation particulièrement efficace vers l’atteinte de leurs objectifs souvent d’ordre financiers mais qui de plus en plus tendent vers la triple performance économique, sociale et environnementale !

L’objectif de la fonction Achat du 21ème siècle sera bien souvent d’apporter un maximum de valeur ajoutée à l’entreprise par les projets qu’ils mène ! Ces projets doivent rapprocher l’entreprise des attentes ses clients !

Plus un projet est complexe, plus il y a de chances d’oublier des étapes ou de prendre des raccourcis qui peuvent vous faire passer à côté de l’innovation ou du levier Achat qui fera la différence ! L’entonnoir Projet est un processus qui regroupe les méthodes qui vous guiderons tout au long de vos projets Achat, il est composé de 5 grands ensembles qui doivent exécutées de façon chronologique : L’état des lieux, le passage en mode projet, la construction de l’appel d’offres, le lancement d'appel d'offres, la phase décisionnelle et de transition. 

Dans cette vidéo, je vous détaille la méthodologie de réalisation de projets Achats : 

Mais alors, c’est quoi un projet au sein de la fonction Achats ?

Selon l'afnor voici une définition issue de la norme  ISO 10006-1997  : " un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques "

La norme ISO 1006-2003 a par ailleurs évolué en ajoutant les notions de contraintes de délais, de coûts et de ressources !

Quelle définition donner au management de projets Achats ?

Le management de projet Achats est un emploi à part entière ! Il contribue à l'amélioration de l'organisation de l'entreprise  (Priorités d’actions organisationnelles) mais également à sa performance économique, sociale et environnementale (Priorités d’actions financières) !

Le management de projet aux Achats est en réalité totalement transverse de part la vision TCO Supply Chain (Total Cost of Ownership) qu'il implique. Vous trouverez régulièrement dans votre équipe projet le responsable logistique, le directeur industriel, le service qualité, le contrôle de gestion, le chef du service Marketing et tous les différents services ! particulièrement au sein d'un groupe, votre maîtrise de l'anglais sera incontournable pour le bon pilotage de toutes les parties prenantes.

Les logiciels de gestion de projet rendent les équipes plus efficaces en facilitant la communication, l’exécution des différentes tâches, la gestion des travaux à mener et le suivi. Une aide efficace pour la coordination et la conduite du travail à mener.

Nous allons partager avec vous toutes les techniques d’expert, les outils à disposition mais surtout partager avec vous le processus de gestion de projets Achats : l’entonnoir Projets qui consiste à partir d'une demande, à la transformer en réalisation concrète.

Quelles sont les 5 grandes étapes de la gestion de projets aux Achats ?

L’entonnoir de gestion de projets Achats se veut à la fois pratique et pragmatique pour aider les chefs de projet dans les entreprises à optimiser leurs achats.

Tout au long de ce processus, l'acheteur devra faire preuve de rigueur et de méthodologie, d’un savoir-faire technique mais également des qualités de savoir-être inhérentes à tout gestionnaire de projet en interaction avec les parties internes et externes de l’entreprise. 

1-        L’État des lieux :

Au cours de cette phase d’état des lieux, le gestionnaire de projets et les principaux participants doivent évaluer la position de l’achat en interne. Ce positionnement interne est réalisé autour de 2 axes qui sont le poids financier et l’indice de risque et permettra également de définir les forces et faiblesses de l’Achats en question. L'acheteur devra suivre les 6 axes de l'analyse interne et faire une recherche des données nécessaires.

Ensuite l’acheteur réalisera une étude externe, aussi appelée analyse OUT, du marché, quels sont les acteurs, les innovations, les matières premières éventuelles et leur impact sur le prix, comment fonctionne la concurrence etc.

Ces analyses Internes et Externes croisées vont permettre à l’acheteur de réaliser une analyse stratégique (IN + OUT = SWOT) CAD identifier les forces / faiblesses et les opportunités / menaces du Segment.

2-        Le passage en mode projet qui consistera à organiser une 1ère réunion avec la direction pour présenter l’état des lieux, les objectifs principaux, l’équipe qu’il envisage afin d’avoir un accord de lancement du projet.

A partir de là l’Acheteur projet organisera une réunion de lancement du projet en présentant le résultat de son état des lieux avec pour objectif de réfléchir sur les thèmes principaux identifiés lors de l’état des lieux et d’identifier les leviers techniques et commerciaux voir RSE possibles au travers de ce projet et les résultats que l’on peut espérer atteindre qu’ils soient économiques, sociaux, environnementaux, de gestion du risque, d’innovation ou bien encore générateurs d’avantages compétitifs !

Cette étape va permettre de définir clairement le besoin en prenant en compte les prescripteurs internes mais aussi le marché et ses standards par exemple. 

3-        La construction de l’appel d’offres, Plusieurs documents constituent le dossier d'un appel d’offres.

Il faut les établir les uns après les autres et les faire valider par l’ensemble des parties prenantes du projet. Parfois même, il est intéressant d’intégrer les fournisseurs partenaires historiques afin de construire, tester l’appel d’offres pour une parfaite compréhension et facilité de réponses pour les fournisseurs consultés. 

A notre époque, les Appels d’offres sont souvent totalement électroniques, cela assure un important gain de temps à tous les niveaux et une traçabilité totale des informations. 

La rédaction d'un cahier des charges permet de spécifier les attentes vis-à-vis de ce produit ou de ce service. Le cahier des charges est rédigé soit de façon détaillée, soit de façon fonctionnelle. Dans le premier cas, les fournisseurs se contentent d'y répondre point par point. Dans le second cas, le donneur d'ordres fait appel à leur capacité à proposer des solutions.

Le contexte de l'achat permet aux fournisseurs d'avoir une vision claire de l'enjeu. Une description des caractéristiques du produit ou du service doit y figurer. Le cahier des charges indique les critères que doivent remplir les fournisseurs pour répondre à l'appel d'offres. Plus les termes du cahier des charges sont précis et couvrent tous les problèmes susceptibles de se poser, plus les risques sont réduits.

Plus les enjeux sont importants, plus le nombre de fournisseurs est important, plus la complexité est importante plus il est crucial de penser en amont à simplifier au maximum, automatiser autant que possible les étapes et le traitement des réponses qui va s’en suivre.

Article sur comment contruire un appel d'offres ! 

4-        Le lancement de l’appel d’offres, CAD la communication des éléments aux fournisseurs que l’équipe projet a souhaité consulter !

Une fois les réponses des fournisseurs reçues, il y a bien souvent des phases de réajustements afin que toutes les offres soient conformes.

L'acheteur procède à l'analyse des offres reçues et réalise son premier écrémage qui consiste à faire une première sélection de fournisseurs potentiellement référençables.

Il s’agit de la phase 1 CAD la première étape de présélection sur la base de critères ayant un caractère éliminatoire. Il s’agit souvent du prix ou de points techniques, technologiques qui n’auraient pas été identifié lors des phases de présélection.

Ensuite l’acheteur fera des retours ciblés aux fournisseurs afin de leur permettre de réajuster leur offre pour faciliter leur référencement.

Une fois ce second tour réalisé, il sera temps pour l’acheteur de réaliser une analyse multicritères, afin de définir les scénarios possibles.

D’une manière générale, aucune transition ne doit s’effectuer brutalement, et il est toujours pertinent de préserver les bons partenaires en places si l’écart financier reste acceptable, c’est pourquoi le scénario stratégique est souvent le plus préconisa blé.

5-        La phase finale sera celle de la décision et la mise en œuvre sur la base des scénarios possibles identifiés et des préconisations de l’équipe projet. 

Il conviendra ensuite d’informer les fournisseurs référencés afin de définir avec eux un plan d’entrée / sortie progressif avec les parts de marchés visées et à tous les fournisseurs de leur référencement et non référencement.

 Cette analyse doit être formelle et explicite. Elle permettra de communiquer sur le choix final non seulement en interne mais également vis-à-vis des fournisseurs non retenus pour qu'ils soient plus compétitifs à l'avenir.

La phase de transition est hautement risquée, c’est pourquoi il convient de toujours orchestrer un démarrage parfait (intégration dans l’ERP de l’entreprises, notes d’informations internes, réunions opérationnelles etc..) et des montées et descentes progressives voir des stocks de sécurité quand cela est possible pour pouvoir toujours faire marche arrière en cas de non-conformité par exemple.

Il pourra ensuite passer à la phase de contractualisation, à ce stade, il se rapprochera de son service juridique pour construire des contrats accompagnés de cahier des charges, formules de révisions de prix, etc.

Une fois les contrats signés, le processus de sélection fournisseurs est enfin terminé !

Pas besoin de faire de longues études ! Si vous suivez ce processus achats, il ne pourra rien vous arriver à part obtenir des résultats exceptionnels sur tous vos projets.

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